Toimitilahakijan opas: Toimitilaprosessi

Olemme laatineet käyttöösi helppokäyttöisiä oppaita, jotka auttavat sinut alkuun toimitilan valinnassa ja opastavat yritystäsi valintaprosessin eri vaiheissa. Tällä sivulla kerromme, minkälaisia vaiheita toimitilaprosessissa on ja millaisella aikataululla prosessi etenee.

Toimitilaprosessin tärkeimmät asiat ovat huolellinen tarvekartoitus, oikea aikataulutus ja tehokas projektinhallinta. Parhaimpana apuna toimii kokenut toimitilakumppani, joka huolehtii, että prosessi etenee rationaalisesti ja yrityksessä osataan reagoida oikeisiin asioihin oikeaan aikaan.

Isommat yritykset palkkaavat projektiin mukaan yleensä oman sisustussuunnittelijan ja arkkitehdin, pienemmät yritykset hyödyntävät usein toimitilakumppanin tarjoamaa yhteistyöverkostoa. Projektipäällikkö ja urakoitsijat palkataan projektiin yleensä toimitilakumppanin kautta.

Minkälaisia vaiheita toimitilaprosessissa on ja millaisella aikataululla prosessi etenee?

  • Projektiryhmä: Projektitiimiin kuuluu minimissään kaksi jäsentä – toimitilakumppani ja yritysjohdon edustaja, mukana voi olla myös henkilöstön edustaja, HR-henkilö ja IT-ammattilainen.

  • Tarvekartoitus: Prosessin tärkein vaihe, jossa paneudutaan henkilöstön tarpeisiin ja yrityksen strategisiin tavoitteisiin ja määritetään yrityksen tilatarpeet, toivesijainti sekä talotekniset vaatimukset.

  • Toimitilahaku: Toimitilakumppani etsii tarjolle kriteereihin vastaavia kohteita sopivilta toimialueilta.

  • Toimitilanäyttö: Potentiaalisimpiin kohteisiin tutustutaan paikan päällä. Näytöllä selvitetään, miten tilat, palvelut ja toimialue vastaavat yrityksen tarpeisiin ja millaisia muutostöitä tilat edellyttävät. Samalla paneudutaan tarkemmin vuokranantajaan ja kiinteistön ominaisuuksiin.

  • Tarjous: Kun tarpeet ovat täsmentyneet, toimitilakumppani tekee kohteesta alustavan tarjouksen. Tarjouksia voi pyytää useammasta eri kohteesta, jolloin niitä voi verrata toisiinsa.

  • Muutostyösuunnitelma: Jos kohteeseen halutaan tehdä muutoksia, muutostyösuunnitelman teko aloitetaan kiinteistön omistajan kanssa viimeistään tässä vaiheessa.

  • Sopimuksen teko: Kun kohdevalinta varmistuu ja muutostarpeet ovat selvillä, on aika laatia sopimus.

  • Muutosviestintä: Sisäisen viestinnän tarkoitus on informoida henkilöstöä ja innostaa heitä muutokseen. Mitä motivoidumpi henkilöstö on, sitä helpompi muutosta on johtaa.

  • Muutostyöt: Kevyt pintaremontointi hoituu kilpailutuksineen ja hankintoineen yleensä muutamassa kuukaudessa, ison kiinteistön remontointi voi viedä aikaa vuodenkin verran. Sisustaminen vie tilan koosta riippuen muutamia päiviä tai viikkoja.

  • Muutto: Muutossa tärkeintä on hyvä aikataulutus ja vastuunjako. Parhaat työympäristöt kehittyvät jatkuvasti, joten henkilöstöltä on hyvä kerätä palautetta myös muuton jälkeen.

Toimitilaprojektiin kuluva aika riippuu yrityksen koosta, etsittävästä tilatyypistä ja muutostöiden laajuudesta. Pieneltä yritykseltä tilavaihdos hoituu parhaimmillaan parissa kuukaudessa, ison yrityksen on hyvä käynnistää tilojen etsintä vähintään 1–2 vuotta ennen edellisen vuokrasopimuksen päättymistä. Uudishankkeessa aika on vieläkin pidempi – neuvotteluihin kuluu yleensä 6–12 kuukautta ja rakentamiseen 18–24 kuukautta, joten koko projektille on hyvä varata aikaa 2–3 vuotta.

Lue muut oppaamme, jotka auttavat sinua toimitilan valinnassa:

Jaa