Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Laatimispäivä 24.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Sponda Oyj (Y-tunnus: 0866692-3) Korkeavuorenkatu 45, PL 940, 00101 Helsinki puh 020 43131
fax 020 431 3333

2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Sponda Oyj
Korkeavuorenkatu 45, PL 940, 00101 Helsinki puh 020 43131
sähköposti: privacy@sponda.fi

3. Rekisterin nimi

Markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään rekiterinpitäjän ja/tai sen konserniyhtiöiden julkaisujen, tiedotteiden ja markkinointiviestien lähettämiseen.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi rekisterinpitäjän suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen taikka muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi. Henkilötietoja voidaan myös käsitellä luokitteluiden, ryhmien tai profiilien luomiseksi sekä markkinoinnin kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän sopimukseen, oikeutettuun etuun ja/tai rekisteröidyn suostumukseen. Käsittelyn perustuessa oikeutettuun etuun oikeutettuna etuna on rekisterinpitäjän tarve markkinoida tuotteita ja palveluitaan tehokkaasti sekä palveluiden kehittäminen.

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa rekisterinpitäjän ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja:

  • Henkilö- ja yhteystiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, sukupuoli, osoite, postinumero, puhelinnumero, ikä/syntymävuosi, kieli ja ammatti ja/tai tehtävänimike.
  • Tilaukseen ja asiakaspalautteeseen liittyvät tiedot: uutiskirjeen tilausmuoto, erityiset kiinnostuksen kohteet, asiakaspalautteet, yhteydenotot ja kilpailuvastaustiedot sekä toimitilahakuja koskevat luokit- televat tiedot
  • Käytettyä laitetta ja yhteyttä koskevat tiedot: laitetunnus, käyttöjärjestelmä ja IP-osoite
  • Käyttötottumuksia koskevat tiedot: palveluiden käyttöä koskevat tiedot kuten selailu- ja hakutiedot
  • Mahdolliset muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterissä olevia tietoja voidaan säilyttää niin pitkään, kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity itse ja rekisteröidyn toimesta tapahtuvan palvelun käytön kautta syntyvät tiedot. Tietolähteenä ovat myös kiinteistön vuokralaiset, kiinteistön omistaja ja/tai näiden edustajat.

Lisäksi tietolähteenä voi olla julkisesti saatavilla olevista tai kaupallisista ulkoisista päättäjä- ja yritystietokannoista saatavilla olevat tiedot.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät

Tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän eri konserniyhtiöiden välillä. Tietoja voidaan luovuttaa kohteen tai liiketoiminnan myynnin, siirron tai muun luovutuksen yhteydessä.

Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisille viranomaisille esimerkiksi väärinkäytösten selvittämiseksi.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Rekisterinpitäjä, rekisterinpitäjän alihankkijat tai yhteistyökumppanit saattavat käyttää henkilötietojen käsittelyssä apunaan yrityksiä, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella tai käyttävät Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella sijaitsevaa työvoimaa tai muita resursseja henkilötietojen käsittelyyn. On myös mahdollista, että jokin rekisterinpitäjän valitsema yhteistyökumppani, jolle rekisterinpitäjä päättää siirtää tietoja, sijaitsee Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella, kuten Yhdysvalloissa. Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolisten maiden lainsäädäntö ei välttämättä takaa henkilötiedoille vastaavaa suojaa, kuin Euroopan unioni. Tällaisissa tilanteissa rekisterinpitäjä pyrkii kuitenkin varmistamaan henkilötietojen suojan käyttämällä siirron yhteydessä lainsäädännön edellyttämiä suojatoimia, kuten Euroopan komission mallisopimuslausekkeita tai EU-US Privacy Shield -sertifikaattia.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saa- neilla henkilöillä.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti ulkopuolisilta palomuurein ja muin teknisin suojakeinoin. Ainoastaan määrätyillä rekisteripitäjän työntekijöillä ja yhteistyökumppaneiden edustajilla on oikeus käsitellä rekisterissä olevia tietoja.

Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata rekisterissä säilytettävien henkilötietojen luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen.

11. Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.

12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

13. Rekisteröidyn oikeus vastustaa suoramarkkinointia

Rekisteröity voi antaa rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti mukaan lukien suoramarkkinointitarkoituksiin tapahtuva profilointi.

14. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tässä tietosuojaselosteessa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti.

15. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä asiaa koskevan pyynnön rekisterinpitäjälle sähköpostitse osoitteeseen privacy@sponda.fi tai kirjeitse osoitteeseen Sponda Oyj, Korkeavuorenkatu 45, PL 940, 00101 Helsinki.