Toimitilahakijan opas: Muutto ja tilojen käyttöönotto
Olemme laatineet käyttöösi helppokäyttöisiä oppaita, jotka auttavat sinut alkuun toimitilan valinnassa ja opastavat yritystäsi valintaprosessin eri vaiheissa. Tällä sivulla kerromme muuttoon ja tilojen käyttöönottoon liittyvistä vaiheista ja siitä, miten voit valmistautua muuttoon.
Onnistuneen muuton avaintekijöitä ovat toimiva aikataulutus ja selkeä työjako. Ensimmäinen tehtävä on projektitiimin muodostaminen ja projektinvetäjän valinta. Tiimi määrittää muuttoon kuuluvat tehtävät, kokoaa tarvittavat vastuuhenkilöt ja asettaa eri työvaiheille tarkat deadlinet. Keskeistä on, että tehtävien suorittamiseen varataan riittävästi aikaa ja projektin ohjaus on yhden osaavan ihmisen käsissä.
Varmista, että muuttoviestintä käynnistyy hyvissä ajoin ja seuraa prosessin edistymistä reaaliajassa. Viestintää tukevaa materiaalia voi kysyä tulevalta vuokranantajalta.
Tee nämä asiat hyvissä ajoin ennen muuttoa:
- Tiedustele vuokranantajalta tarvittaessa mahdollisia väistö-, varasto- tai coworking-tiloja.
- Sovi henkilöstön kanssa tarvittaessa etätyöjaksosta tilojen kalustusvaiheen aikana.
- Selvitä, mitä sopimuksia vanhoihin tiloihin liittyy ja tee tarvittavat osoitteenmuutokset ja sopimusten siirrot.
- Varmista, että muuton aikana oikeilla henkilöillä on käytössään tarvittava määrä oikeita avaimia.
- Pyydä, että toimitalon kiinteistöpäällikkö informoi muita vuokralaisia muutosta.
- Hanki muuttoautolle pysäköintilupa.
- Suojaa hissit ja muut kulkutiet.
- Sovi mahdollisten kylttien ja valomainosten tekemisestä etukäteen.
- Ohjeista henkilöstöä tekemään muuttolaatikoihin selkeät opastetarrat.
- Selvitä, kuuluuko toimistolaitteiden leasing-sopimuksiin muuttopalvelu tai onko kierrätyskeskuksessa noutopalvelua.
Yrityksen työpisteet, kalusteet, koneet ja arkistot on hyvä inventoida huolella ennen muuttoa. Sitä ennen toimistossa kannattaa kuitenkin tehdä suursiivous, jonka yhteydessä luovutaan turhasta tavarasta. Näin inventointi voidaan tehdä tarkemmin, eikä uusien tilojen säilytystilan tarvetta tule vahingossa yliarvioitua.
Muuttoa seuraavan viikon aikana kalusteiden asennus ja siirtely vievät paljon aikaa. Tehtävään kannattaa rekrytoida ulkoista työvoimaa ja antaa työn suorittajille selkeät ohjeet ja aikataulu.
Tiloihin asettuminen vie yleensä kuukauden verran, jonka jälkeen näkee paremmin, onko tarvetta lisäkalusteille tai uudelleen järjestelyille. Seuraa henkilöstön tyytyväisyyttä aktiivisesti – paras työympäristö kehittyy jatkuvasti ja henkilöstön muuttuvien tarpeiden mukaisesti.
Kaipaatko apua muuton aikatauluttamiseen, muuttoon liittyvien vastuualueiden määrittelemiseen tai sopivien muuttokumppaneiden löytämiseen?
Ota yhteyttä asiantuntijoihimme ››
Lue muut oppaamme, jotka auttavat sinua toimitilan valinnassa:
- Toimitilaprosessi »
Minkälaisia vaiheita toimitilaprosessissa on ja millaisella aikataululla prosessi etenee? - Yrityksen strategiset tarpeet »
Miten toimitiloilla voidaan tukea yrityksen brändiä ja kasvutavoitteita? - Tilan tarve ja toimitilan koko »
Minkä kokoinen toimitila sopii yrityksellesi parhaiten? - Tilojen käyttö »
Minkälaiset tilat ja toimintatavat edistävät henkilöstösi hyvinvointia ja tuottavuutta? - Toimitilan sijainti »
Miksi sijainti on tärkein asia toimitilavalinnassa? - Toimitilakiinteistö »
Minkä ikäinen, näköinen ja tyylinen toimitalo sopii yrityksellesi parhaiten? - Toimitilaan tutustuminen »
Mitä asioita toimitilanäytöllä kannattaa huomioida? - Vuokrasopimus »
Kuinka toimitilan hinta muodostuu ja mitä asioita vuokrasopimukseen on hyvä kirjata? - Toimitilojen vuokranantaja »
Mistä tuntee hyvän ja lisäarvoa tuovan toimitilakumppanin?
Jaa
Näin onnistut toimitilan valinnassa.
Lataa maksuton opas –
10 käytännön neuvoa toimitilan valintaan
Lisää sähköpostiosoitteesi alla olevaan kenttään, niin saat koko 10 kohdan oppaan PDF-muodossa suoraan sähköpostiisi.
