Toimitilahakijan opas: Toimitilan hinta ja vuokrasopimus
Olemme laatineet käyttöösi helppokäyttöisiä oppaita, jotka auttavat sinut alkuun toimitilan valinnassa ja opastavat yritystäsi valintaprosessin eri vaiheissa. Tällä sivulla kerromme, kuinka toimitilan hinta muodostuu ja mitä asioita vuokrasopimukseen on hyvä kirjata.
Toimitilaa vuokratessa yksi tärkeä tekijä on tilan kustannus. Toimitilan hintaan vaikuttavat monet asiat, kuten toimitilan sijainti, tilan koko, talon palvelut, vuokra-aika sekä tarvittavat muutostyöt.
Sijainti on merkittävin kustannustekijä. Isoimmissa kasvukeskuksissa, hyvien liikenneyhteyksien ja palveluiden äärellä sijaitsevat tilat ovat halutuimpia ja myös niiden vuokrahinnat ovat kalleimpia. Hintaa puntaroidessa kannattaa miettiä, mitä sillä saa. Sijainti Helsingin ydinkeskustassa saattaa maksaa enemmän, mutta se tarjoaa paremmat kasvumahdollisuudet ja brändinäkyvyyden. Myös laadukkaat tilat ja moderni talotekniikka lisäävät kustannuksia, mutta ne parantavat myös työhyvinvointia ja tuloksellisuutta.
Vuokraan vaikuttavat kaupalliset ehdot käydään läpi ensimmäisen kerran tarjousvaiheessa. Tarjouksia on hyvä pyytää useammasta kohteesta, jolloin eri vaihtoehtoja voi verrata toisiinsa. Varmista aina tarjouksen saadessasi, että olet ymmärtänyt kaikki kohdat oikein ja pyydä tarvittaessa lisätietoja.
Tärkeimmät asiat toimiston viihtyvyyden kannalta ovat teknologian ja laitteiden toimivuus (97 %), rento ja lämmin ilmapiiri (96 %) ja työpisteen ergonomisuus (95 %).
Optimaalinen työympäristö ja toimistotyön mallit -tutkimus 2025, nSight Oy & Sponda Oy
Toimitilojen vuokrauksessa käytetään kahta erilaista vuokrasopimusta. Kokonaisvuokrasopimuksessa hoitokulut ovat osana vuokraa ja jaetun vuokran sopimuksessa pääoma- ja ylläpitovuokra on erotettu toisistaan. Sopimustyypit vaihtelevat omistaja- ja kohdekohtaisesti.
Kiinteistön hoito- ja ylläpitokulut koostuvat muun muassa kiinteistöverosta, lämmityskuluista ja kiinteistöpalveluista. Kiinteistöpalveluihin kuuluvat esimerkiksi yleisten tilojen siivous ja kiinteistönhuolto. Sähkökulut vuokralainen maksaa yleensä itse kulutuksensa mukaisesti. Veden osalta kustannus sisältyy usein vuokraan, jos vuokralaisen toiminta ei poikkea tavanomaisesta toimistokäytöstä. Aulapalvelut laskutetaan yleensä yritykseltä erikseen. Myös omien tilojen siivous kuuluu tyypillisesti vuokralaisen omalle vastuulle. Tarvittavien muutostöiden ja sisustussuunnittelun kuluista sovitaan tapauskohtaisesti.
Näin voit itse vaikuttaa vuokrahintaan:
- Valitse vastuullinen kiinteistö ja vuokranantaja: Energiatehokkaat ja älykkäät lämmitys-, ilmanvaihto- ja turvaratkaisut sekä ammattimainen kiinteistön ylläpito vähentävät merkittävästi hoitokuluja.
- Suosi isoa vuokranantajaa: Tilan vaihto onnistuu yrityksen kasvaessa helposti, iso kumppani mahdollistaa myös palveluiden keskittämisen ja käyttöön voi saada myös lisä-, varasto- ja coworking-tiloja.
- Sitoudu pidemmäksi aikaa: Pitkä vuokrasopimus pienentää vuokraa ja mahdollistaa remonttikulujen jakamisen laajemmalle aikajaksolle.
- Satsaa muunneltavuuteen: Kustannustehokkuutta syntyy, kun tilat sopivat moneen tarkoitukseen ja tiloja voi muokata helposti kesken sopimuskauden.
- Optimoi laatutaso: Yrityksen strateginen valinta voi olla keskeinen sijainti esimerkiksi hieman karsitummilla toimistopalveluilla.
Toimitila vuokrataan useimmiten määräaikaisella sopimuksella, joka on kannattava sekä vuokalaiselle että vuokranantajalle. Toistaiseksi voimassa oleva vuokrasopimus voi sopia aloittelevalle yritykselle, jonka on vaikea sitoutua ja ennakoida tulevaisuutta – mutta vuokrahinta nousee silloin usein paljon määräaikaista sopimusta kalliimmaksi. Kiinteistön omistajat suosivat yleensä määräaikaisia vuokrasopimuksia, mutta aina kannattaa kysyä, sillä joissakin kohteissa voi olla mahdollista solmia toistaiseksi voimassa oleva sopimus. Pitkään toimineet, isommat yritykset arvostavat yleensä pitkäaikaisia vuokrasopimuksia, koska ne tarjoavat vakautta ja alentavat vuokrakustannuksia. Vuokrasopimuksen pituus määrittää usein sen, minkä verran tiloja saa muokata ja kuinka paljon tiloihin ollaan valmiita tekemään muutostöitä.
Kaipaatko apua toimitilabudjetin määrittämiseen ja sopivien toimitilojen hankintaan
Varaa aika asiantuntijatapaamiseen tästä ››
Lue muut oppaamme, jotka auttavat sinua toimitilan valinnassa:
- Toimitilaprosessi »
Minkälaisia vaiheita toimitilaprosessissa on ja millaisella aikataululla prosessi etenee? - Yrityksen strategiset tarpeet »
Miten toimitiloilla voidaan tukea yrityksen brändiä ja kasvutavoitteita? - Tilan tarve ja toimitilan koko »
Minkä kokoinen toimitila sopii yrityksellesi parhaiten? - Tilojen käyttö »
Minkälaiset tilat ja toimintatavat edistävät henkilöstösi hyvinvointia ja tuottavuutta? - Toimitilan sijainti »
Miksi sijainti on tärkein asia toimitilavalinnassa? - Toimitilakiinteistö »
Minkä ikäinen, näköinen ja tyylinen toimitalo sopii yrityksellesi parhaiten? - Toimitilaan tutustuminen »
Mitä asioita toimitilanäytöllä kannattaa huomioida? - Toimitilojen vuokranantaja »
Mistä tuntee hyvän ja lisäarvoa tuovan toimitilakumppanin? - Muutto ja tilojen käyttöönotto »
Miten muuton aikataulutus ja vastuunjako kannattaa hoitaa?
Jaa
Näin onnistut toimitilan valinnassa.
Lataa maksuton opas –
10 käytännön neuvoa toimitilan valintaan
Lisää sähköpostiosoitteesi alla olevaan kenttään, niin saat koko 10 kohdan oppaan PDF-muodossa suoraan sähköpostiisi.
