Toimitilahakijan opas: Tilan tarve ja toimitilan koko
Olemme laatineet käyttöösi helppokäyttöisiä oppaita, jotka auttavat sinut alkuun toimitilan valinnassa ja opastavat yritystäsi valintaprosessin eri vaiheissa. Tällä sivulla kerromme, minkä kokoinen toimitila sopii yrityksellesi parhaiten.
Toimiston koko on yksi tärkeimmistä kriteereistä toimitilaa vuokrattaessa. Oikean kokoiset tilat lisäävät henkilöstön hyvinvointia ja tehostavat työskentelyä. Liian pienet tilat voivat rajoittaa yrityksen kasvua ja liian suuret tilat johtaa ylimääräisiin kuluihin.
Tilakartoitus käynnistyy selvittämällä, miten, milloin ja missä henkilöstösi haluaa työskennellä. Suositaanko yrityksessä lähi-, etä- vai hybridityötä ja kaipaavatko työntekijät omia työpisteitä tai -huoneita? Huolellinen selvitystyö auttaa näkemään, kannattaako yritykselle lähteä etsimään yhtä toimitilakiinteistöä vai useampia toimipisteitä. Hybridityön myötä toimiston koko usein pienenee, mutta tilojen joustavuuden, yhteisöllisyyden ja teknologisten ratkaisujen merkitys kasvaa. Myös toimiston sijainti vaikuttaa tilatarpeeseen – parempi sijainti lisää yleensä myös tilojen käyttöastetta, jolloin tilaa tarvitaankin enemmän kuin ennen.
Toimistoihin kaivataan enemmän ja toimivampia hiljaisen työskentelyn ja yksintyöskentelyn tiloja.
Optimaalinen työympäristö ja toimistotyön mallit -tutkimus 2025, nSight Oy & Sponda Oy
Arvioidessasi tilantarvetta, mieti, kuinka paljon tilaa yksittäinen työntekijä tarvitsee. Laske mukaan nykyiset ja tulevat työntekijät.Toimitilasuunnittelun apuna voi hyödyntää monitilakonseptia, jonka lähtökohtana on luoda sopiva tila jokaiseen työnteon tilanteeseen. Oleellista on, että toimistolla on riittävästi hiljaisia tiloja sekä eri kokoisia kohtaamistiloja, kuten neuvottelutiloja ja vuorovaikutteisia lounge- ja taukotiloja.
Jos yrityksen neuvotteluhuoneet ovat nykyisessä toimistossa usein tyhjillään, kannattaa harkita kiinteistöä, jossa kokoustiloja voi vuokrata erikseen. Kustannustehokkuutta voi hakea myös jakamalla tiloja naapuriyritysten kanssa tai panostamalla tilojen muunneltavuuteen.
Huomioi tilakartoituksessa myös tulevaisuuden tarpeet. Onko tiloja mahdollisuus päivittää suurempiin työntekijämäärän kasvaessa ja onko vuokranantajalla vuokrattavia lisätiloja tai omia coworking-tiloja?
Tilakartoitus hoituu parhaiten asiantuntevan toimitilakumppanin avulla. Hän kartoittaa apunasi, miten henkilöstösi työskentelee ja millaisia tarpeita yritykselläsi on, ja osaa sen pohjalta ehdottaa sopivia tiloja, joissa neliömäärä hyödynnetään mahdollisimman kustannustehokkaasti.
Kaipaatko apua tilaselvitykseen?
Ota alan parhaat asiantuntijat tueksesi ja varmista toimitilaprojektin onnistuminen – varaa aika asiantuntijalle tästä
Lue muut oppaamme, jotka auttavat sinua toimitilan valinnassa:
- Toimitilaprosessi »
Minkälaisia vaiheita toimitilaprosessissa on ja millaisella aikataululla prosessi etenee? - Yrityksen strategiset tarpeet »
Miten toimitiloilla voidaan tukea yrityksen brändiä ja kasvutavoitteita? - Tilojen käyttö »
Minkälaiset tilat ja toimintatavat edistävät henkilöstösi hyvinvointia ja tuottavuutta? - Toimitilan sijainti »
Miksi sijainti on tärkein asia toimitilavalinnassa? - Toimitilakiinteistö »
Minkä ikäinen, näköinen ja tyylinen toimitalo sopii yrityksellesi parhaiten? - Toimitilaan tutustuminen »
Mitä asioita toimitilanäytöllä kannattaa huomioida? - Vuokrasopimus »
Kuinka toimitilan hinta muodostuu ja mitä asioita vuokrasopimukseen on hyvä kirjata? - Toimitilojen vuokranantaja »
Mistä tuntee hyvän ja lisäarvoa tuovan toimitilakumppanin? - Muutto ja tilojen käyttöönotto »
Miten muuton aikataulutus ja vastuunjako kannattaa hoitaa?