Kohtaaminen voi jättää elämänmittaiset jäljet – näin selätät vaikeat läsnäolotilanteet
Aito läsnäolo on työelämän supervoima, mutta kohtaamistilanteet sisältävät myös suurimmat riskit ihmissuhteissa ja esihenkilötyössä epäonnistumiseen. Millaisia ovat työelämän haastavat läsnäolotilanteet ja miten niistä selvitään? Haastateltavana kohtaamistaidon ja työelämän vuorovaikutuksen erikoisosaaja, organisaatiopsykologi Tuuli Viranta.
Aitoa, ihmisen biologisista tarpeista kumpuavaa läsnäoloa pidetään ihmisyyden supervoimana ja työelämän tärkeimpänä voimavarana, joka liimaa ihmisiä yhteen, parantaa työhyvinvointia ja kasvattaa tuottavuutta.
Toisaalta läsnäolon hetket sisältävät myös suurimmat riskit ihmissuhteissa ja esihenkilötyössä epäonnistumiseen. Huonoilla kohtaamisilla voi olla merkittäviä vaikutuksia sekä yrityksen toimintaan että ihmisten henkilökohtaiseen elämään.
Esihenkilöiden työajasta kuluu jopa 20–40 % haastavien tilanteiden selvittelyyn.
Työelämän kohtaamistilanteisiin ja vuorovaikutukseen perehtyneen organisaatiopsykologin Tuuli Virannan mukaan haastavat kohtaamistilanteet liittyvät usein työyhteisöissä tapahtuviin muutos- tai ristiriitatilanteisiin, epäreiluiksi koettuihin toimintatapoihin tai yksittäisen henkilön huonoon käytökseen tai työsuoritukseen.
”Haastava kohtaamistilanne on esihenkilölle aina myös iso mahdollisuus. Näissä hetkissä voi parhaimmillaan syntyä kokemuksia, jotka jättävät vahvan positiivisen jäljen, voimaannuttavat ja auttavat toimimaan uusissa vaikeissa tilanteissa”, Viranta muistuttaa.
Yleisin syy kohtaamisen epäonnistumiseen
Työyhteisöjen ja ihmismielen ongelmatilanteita yli 20 vuotta ratkonut ammattilainen näkee, että vaikka haastavat kohtaamistilanteet ovat aina yksilöllisiä, lähes kaikkiin pätee neljä yleispätevää neuvoa – puutu ongelmiin mahdollisimman pian, kuuntele ja pyri ymmärtämään, kohtaa ja käsittele omat tunteesi ja keskity tähän hetkeen menneissä vatvomisen sijaan.
”On hyvä pyrkiä olemaan tilanteessa rauhallinen ja välttää henkilökohtaisuuksia ja syyttelyä. Tärkeintä on aktiivinen kuuntelu, joka auttaa hahmottamaan ongelman juurisyyn.”
Paras ymmärrys syntyy kasvokkain, kun ollaan läsnä kaikilla aisteilla.
Psykologin mukaan asioiden selvittämistilanteet epäonnistuvat työyhteisöissä useimmiten siksi, että kohtaamiseen menevä ihminen ei tiedosta omaa tunnetilaansa.
”Tämä kärjistyy usein tilanteessa, jossa esihenkilö kohtaa työntekijän ymmärtämättä, mitä tunteita ja asioita hänestä itsestä välittyy ja tietämättä, millaisessa tilanteessa toinen on.”
Ennen tapaamista Viranta kehottaa aina miettimään, mitä haluaa kohtaamisessa viestiä. Jos ei pysty hallitsemaan omaa tunnetilaansa, on hyvä siirtää tapaamista, niin että voi keskittyä toisen kohtaamiseen ja kuuntelemiseen sataprosenttisesti.
Yhtä tärkeää on järjestää kohtaaminen kasvokkain – vuorovaikutus on tehokkainta ja väärinymmärrykset vähenevät, kun kohtaamisessa ollaan läsnä kaikilla aisteilla.
Lisää spontaaneja yhteydenottoja
Kun etätyö ja digitalisaatio ovat vähentäneet työpaikoilla fyysisten kohtaamisten määrää, myös haastavien asioiden esiin nostaminen on Virannan mukaan vaikeutunut. Mieltä painavasta asiasta on voitu ennen mainita ohimennen käytävällä kohdatessa. Nyt kun kohtaamisia on vähemmän, asiat helposti pitkittyvät ja paisuvat. Ja jos esihenkilö järjestää asian tiimoilta etäpalaverin, lähestyminen voidaan kokea puhutteluksi.
Viranta kannustaa esihenkilöitä tiiviiseen yhteydenpitoon, jolloin myös pienistä havainnoista on helpompi jutella muiden asioiden lomassa.
Olisi puhuttava enemmän siitä mitä on saatu aikaan kuin siitä, mitä pitäisi tehdä.
Epämuodollisissa kohtaamisissa Viranta kehottaa keskittymään enemmän siihen mitä on tehty, kuin siitä, mitä pitäisi saada aikaan.
”Yksi isoin työmotivaation lähde on aikaansaamisen tunne. Nykypäivänä työntekijät kipuilevat valtavasti riittämättömyyden kanssa. Erityisesti nuorille työntekijöille pientenkin suoritusten näkyväksi tekeminen on tärkeää”, hän painottaa.
Anteeksi pyytäminen avaa yhteyden
Haastavista kohtaamistilanteista voi Virannan mukaan syntyä helposti pahan kierre. Se tarkoittaa sitä, että esihenkilö kommunikoi työntekijälle taitamattomasti ja tämä loukkaantuu, mutta kertoo asiasta kaikille muille paitsi esihenkilölle.
”On esihenkilön vastuulla tehdä itsensä lähestyttäväksi. Hyvässä kohtaamisessa voidaan puolin ja toisin kysyä, että käsitinkö sanomasi varmasti oikein, jos tulee tunne väärin kohtelusta.”
Esihenkilö voi myös helpottaa palautteen antamista osoittamalla omaa inhimillisyyttään. Haastavan tapaamisen lopuksi voi vaikka kysyä, miltä keskustelu tuntui, ja luoda tilaa mahdollisten väärinymmärrysten korjaamiselle. Voi myös avoimesti kertoa, että kokee välillä itsekin työssä riittämättömyyttä.
Epäonnistuvaa ja nöyrää esihenkilöä on yleensä helpoin lähestyä.
Psykologi muistuttaa kuitenkin, että työelämässä on kyse yhteisön eikä yksilöiden asiasta, jolloin kaikki ratkaisut eivät aina miellytä kaikkia. Tärkeintä on avoimuus, asioista puhuminen ja myötätunnon osoittaminen.
”Voi sanoa, että ymmärrän, että sinusta tuntuu epäreilulta ja että tämä on parasta mihin yhdessä päästään.”
Toimiva tiimi syntyy yhdessäolosta
Ristiriitatilanteita syntyy työyhteisössä sitä vähemmän mitä paremmin ihmiset ymmärtävät toisiaan. Keskinäisen ymmärryksen syntyminen taas edellyttää riittävää läsnäoloa.
”Esihenkilön tehtävä on rakentaa kohtaamisia, joissa ihmiset oppivat tuntemaan toisensa sekä työ- että siviiliroolissa. Tämä on erityisen tärkeää monikulttuurisissa työpaikoissa, joissa kieli rajoittaa ymmärryksen syntymistä ja tarttumapintojen löytymistä.”
Yhtä tärkeää psykologin mukaan on järjestää aikaa ja kohtaamisia niiden ihmisten kanssa, jotka tunnistaa itselle haastavimmiksi. Sellaiset henkilöt voivat tulla helposti sivuutetuiksi.
”Sivuuttaminen vahvistaa ulkopuolisuuden tunnetta. Jos esihenkilönä tunnistat persoonan, jonka kanssa henkilökemiat eivät toimi, osallista hänet mukaan ja pyri tutustumaan pinnan alta. Tämä johtaa usein koko porukan yhteishengen paranemiseen”, Viranta kannustaa.
Tuuli Viranta on työelämän kohtaamistilanteisiin ja vuorovaikutukseen perehtynyt organisaatiopsykologi ja psykoterapeutti, joka on työskennellyt yli 20 vuotta organisaatioiden johtamisen, hyvinvoinnin ja tunneilmaston kehittämisen parissa. Hän hyödyntää työssään laaja-alaisesti psykologian, liike-elämän ja psykoterapian teorioita ja käytäntöjä. Virannan missiona on vahvistaa ihmisten välistä yhteyttä ja ymmärrystä ja rohkaista ihmisiä itselle merkityksellisiin valintoihin vaikeissakin tilanteissa.
Kiinteistösijoitusyhtiö Sponda ravistelee työelämää viestimällä ihmisyyden tärkeimmän arvon, läsnäolon, merkityksestä. Mitä voimme yksilöinä, yhteisöinä ja yhteiskuntana saavuttaa, jos olemme aidosti läsnä siinä mitä teemme? Mitä tapahtuu, jos kadotamme lopullisesti tärkeimmän voimavaramme? Sponda jakaa viestinnässään myös konkreettisia ohjeita läsnäolon ja reflektiivisen vuorovaikutuksen harjoittamiseen, läsnäolevan organisaation rakentamiseen ja yhteisöllisyyttä synnyttävien toimitilojen suunnitteluun. Tilaa uutiskirje, niin saat kaikki sisällöt suoraan sähköpostiisi. Löydät julkaisut myös sivustolta sponda.fi tai sosiaalisesta mediasta hashtageilla #lasnaolo ja #FlipForPresence.