Monipuoliset työtilat edistävät työhyvinvointia – mutta sopiiko monitilatoimisto kaikille?
Huolellisesti suunniteltu monitilatyöympäristö tuo kustannussäästöjä sekä motivoi ja inspiroi työntekijöitä. Monitilatoimistoon siirryttäessä on kuitenkin tärkeää huomioida, että myös työn tekemisen tavat voivat vaatia aktiivista muuttamista.
Monitilatyöympäristöt ovat nyt hyvin suosittuja. Sisustusarkkitehti ja muotoilija Yuki Abe työympäristöjen kehittämiseen erikoistuneesta muotoilutoimisto Mottowasabista korostaa kuitenkin, etteivät työtilat sinänsä ole itseisarvo, vaan työn tekemisen tapojen muuttuminen ja muuttaminen.
”Hyvin suunniteltuna ja ohjattuna työn tekeminen tehostuu, kun tilat ovat aidosti muuntojoustavat. Aina ei välttämättä tarvitse edes tehdä suuria fyysisiä muutoksia, vaan tilojen toimintojen pelisääntöjä uudistamalla voidaan saada tehokkaampia tuloksia aikaan”, Abe toteaa.
Mottowasabi teki hiljattain yhteistyötä Spondan kanssa suunnittelemalla rakentamiseen erikoistuneelle Lehto Groupille uudet tilat Tikkurilan Väritehtaankadun kiinteistöön.
”Tilojen tulee palvella haluttua toimintamallia ja työnteon tapoja. Työtiloja suunniteltaessa on hyvä miettiä, miten yrityksen toimintamalli ja työskentelytavat ovat muuttumassa, ja millaiset työtilat parhaiten palvelevat tätä muutosta nyt ja lähitulevaisuudessa”, Abe sanoo.
Viesti henkisen pääoman arvostuksesta
Monitilatyöympäristöjen suosiota kiihdyttää digitalisaatio, joka mahdollistaa ajasta ja paikasta riippumattoman työskentelyn sekä tehokkaan virtuaalisen ryhmätyöskentelyn.
”Teknologia on tehnyt monenlaisen työnteon riippumattomaksi fyysisistä toimitiloista. Yrityksen fyysisiä resursseja voidaan käyttää tehokkaammin ja laadukkaammin, kun ne räätälöidään vastaamaan paremmin yrityksen työnteon tarpeita”, hän sanoo.
Kysymys on myös yrityksen henkisen pääoman arvostamisesta.
”Ihmiset ovat yrityksen tärkein voimavara. Hallitusti suunniteltu monitilatyöympäristö motivoi työntekijöitä tehokkaampaan työskentelyyn yhdessä ja itsenäisesti, mikä lisää osaltaan yrityksen työhyvinvointia”, Abe uskoo.
Siirtyminen koppikulttuurista monityötilaympäristöön on aina iso muutosprosessi, johon yritysten olisi osattava varata riittävästi aikaa. Oman toimintamallin suunnittelu, koulutus ja käyttöönotto vie usein enemmän resursseja kuin on ennakoitu. Mitä varhaisemmassa vaiheessa myös henkilöstö pääsee mukaan vaikuttamaan asioihin, sen vähäisempää on todennäköisesti muutosvastarinta.
Työtilat kapenevat
Turun ammattikorkeakoulun sisäympäristön tutkimusryhmän koulutus- ja tutkimusvastaava Valtteri Hongisto arvioi, että monitilatoimistot eivät välttämättä sovellu kaikkiin työtehtäviin yhtä hyvin. Esimerkiksi keskittymistä vaativa, työpisteeltä käsin hoidettava työ hoituu hyvin omassa huoneessa. Työpisteen vaihtaminen ei tuo silloin lisäarvoa. Sen sijaan monimuotoisessa ja vuoroin vuorovaikutusta ja yksityisyyttä sisältävässä työssä on eduksi, että voi työskennellä tarkoituksenmukaisessa tilassa ja vaihtaa työpistettä tarvittaessa.
”Trendi alkoi 20 vuotta sitten myyntiorganisaatioissa, joiden työntekijät olivat tottuneet liikkuvaan työhön. Uusi teknologia ja modulaariset työtilat mahdollistavat tällaiset työnteon ratkaisut myös muissa organisaatioissa. Uusia työtiloja suunniteltaessa on akustisten ratkaisujen lisäksi huomioitava, että tarjolla on oikeassa suhteessa erilaisia työtiloja. Työskentelyn etiketistä on myös tärkeää sopia”, Hongisto sanoo.
”Viimeisen kymmenen vuoden aikana olemme luopuneet pöytäkoneista ja paperista. Perinteiset 16 neliön työhuoneet ovat sen vuoksi tarpeettoman suuria sellaisellekin, joka omaa huonetta tarvitsee. Työalustamme on litistynyt liikkuvaan läppäriin ja vapaana olevaan 7 neliön työpisteeseen”, Hongisto tiivistää.
Akustinen suunnittelu avainasemassa avokonttoreissa
Vaikka monitilatyöympäristöihin on luotu runsaasti erilaisia työn tekemisen tiloja, ei työskentely niissä ole automaattisesti pelkkää auringonpaistetta. Monitilatoimistoissa on useimmiten runsaasti avokonttoreita ja niiden suunnittelussa on samat haasteet kuin ennenkin. Eniten avokonttoreissa työskenteleviä ärsyttävät tutkimusten mukaan meluhaitat.
Puheäänet häiritsevät eniten
Valtteri Hongisto on ollut mukana Turun ammattikorkeakoulun toteuttamassa tutkimuksessa, joka käsitti huoneakustisia mittauksia ja kyselytutkimuksia 21 avotoimistossa vuosina 2002–2014. Tutkimuksessa analysoitiin kahta muuttujaa, jotka olivat melun häiritsevyys yleisesti ja puheäänten häiritsevyys.
”Avotoimistoissa koettu melu liittyy pitkälti häiritseviin puheääniin. Puheäänten häiritsevyyttä selittää puheen erotettavuus. Mitä enemmän puheesta voidaan tunnistaa tavuja tai sanoja, sitä enemmän se vaikuttaa työtehtävistä suoriutumiseen”, sanoo Hongisto.
Suunnittelulla minimoidaan meluhaitat
Tulokset osoittivat selvästi, että melun häiritsevyys oli alhaisempi, jos akustiikka suunnitellaan siten, että puheäänten häiritsevyysetäisyys on pieni.
”Hyvällä akustisella suunnittelulla olosuhteet voidaan saada sellaisiksi, että luonteva yhteistyö on mahdollista lähityöpisteiden välillä ilman että se häiritsee kauempana työskenteleviä työntekijöitä”, Hongisto sanoo.
Materiaalien valinta tärkeää
Puheäänen häiritsevyyden vähentäminen edellyttää kokonaisvaltaista akustista suunnittelua, jossa huomioidaan valmennusmateriaalien, sermien ja peiteäänen käyttö.
”Seinä- ja kattomateriaaleilla, tekstiilimatoilla tai keinotekoisella taustahuminalla avotoimiston meluhaittoja voidaan lieventää huomattavasti”, Hongisto sanoo.
Jutun kuvat ovat havainnekuvia Spondan Tikkurilan Väritehtaankatu 8:n uudiskohteen sisustuksesta.
Julkaistu 28.9.2017