Hyvinvointia etätyöläisille – Spondassa joogataan ja kahvitellaan virtuaalisesti
Poikkeusolosuhteet innostivat Spondan henkilöstön ideoimaan uudenlaisia etätyökäytäntöjä ja -rutiineita. Vaikka käytännöt luotiin tilanteesta selviytymiseen, ne ovat alkaneet tuottaa yritykselle uudenlaista lisäarvoa.
Spondan Marketing Specialist Siiri Nolvi keskeyttää etätyöt ja levittää joogamaton kotitoimistonsa lattialle. Ohjelmassa on päivittäinen, 10 minuuttia kestävä joogatuokio, jossa joogaopettaja Iida Mustakallio pitää Spondan henkilöstölle räätälöidyn vuorovaikutteisen joogaohjelman Teams-sovelluksen kautta.
Ulkopuolelta tullut haaste on yhdistänyt henkilöstöämme. Nyt toimitaan rohkeasti tiimirajojen yli.
Virtuaalijooga on yksi spondalaisten ideoimista, hyvinvointia lisäävistä etätyökäytännöistä, joita yritys on ottanut käyttöön koronaviruspandemian leviämisen jälkeen.
Vinkkejä, linkkejä ja virtuaalilenkkejä
Uusia käytäntöjä luomassa olleen Siiri Nolvin mukaan ideoita alkoi lennellä jo ensimmäisellä etätyöviikolla.
”Ensimmäisellä viikolla jaoimme etätyövinkkejä ja välitimme linkkejä ilmaisiin 5, 10 ja 15 minuutin taukojumppavideoihin. Sen jälkeen syntyi idea omasta liikuntatuokiosta, jossa opetus voidaan räätälöidä juuri meille sopivaksi.”
Tiiviiseen tiimityöhön tottuneessa työyhteisössä lanseerattiin myös virtuaalinen kahvihuone, jossa jaetaan tietoa ja fiiliksiä tiimikohtaisesti sekä koko yrityksen kesken. Yhteyttä pidetään lisäksi sisäisessä LinkedIn-ryhmässä, jossa innostusta ovat herättäneet erilaiset kuvahaasteet.
Myös etäkävelypalavereista on muodostunut suosittu tapa, kun jotain asiaa halutaan sparrata porukalla.
Uusia työmahdollisuuksia pienyrittäjille
Uusien etäpalveluiden ideoinnissa yhtenä taustavaikuttimena on ollut halu työllistää pienyrittäjiä. Kumppaneiksi on valittu innovatiivisia, osaavia ja nuoria yrittäjiä ja yhdessä on pyritty luomaan toimintamalleja, jotka auttavat yrityksiä työllistymään myös jatkossa.
Joogapalvelua tarjoavalle Mustakalliolle Spondan ehdottama yhteistyö on toiminut sykäyksenä omien etäpalveluiden kehittämiseen.
”Yhteistyömme on avannut silmäni näkemään, miten paljon omaa tarjontaa voi kehittää nopeastikin palvelemaan asiakkaita muuttuvassa maailmassa. Etätyöskentely mahdollistaa aivan uudenlaisen joustavuuden aikataulutuksessa, kun oma koti voi toimia joogastudiona. Myös asiakkaani hyötyvät palveluista moninkertaisesti, kun ne ovat räätälöity sopimaan juuri heidän tarpeisiinsa.”
Spondalaisia Mustakallio kehuu innokkaiksi joogaajiksi.
”Toki omaan kotiin kutsuminen aluksi jännitti, mutta on ollut mahtavaa saada niin monta liikkujaa linjoille. Vaikka ihmisiä ei näe livenä, on palaute ollut todella hyvää, ja on ihana kuulla kaikkien iloiset heipat tuokion lopussa. Siitä muistaa, ettei ole ollut yksin ruudun ääressä”, Mustakallio nauraa.
Virtuaalisuus kaataa tiimirajoja
Spondan HR-johtajan Marcus Reijosen mukaan koko yhtiön henkilöstö työskentelee etänä, vaikka osaa asioista on edelleenkin hankala hoitaa virtuaalisesti.
”Yhteisöllisyyden tukemisella on tärkeä merkitys, kun jatkuvaan vuorovaikutukseen tottunut henkilöstö joutuu yhtäkkiä työskentelemään toisistaan täysin erillään. Monella on vielä kotona koululaisia tai pieniä lapsia, jotka tuovat tilanteeseen oman lisämausteensa.”
Kriisitilanne on synnyttänyt Spondassa myös positiivisia vaikutuksia. Vaikka uudenlaiset yhteydenpitokäytännöt luotiin tilanteesta selviämiseksi, virtuaalinen yhteisöllisyys onkin yllättäen parantanut tiimien välistä yhteistyötä.
Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että asiaa ei kysytä enää siltä kuka istuu lähimpänä vaan siltä, kuka tietää asian parhaiten.
Asiaa ei kysytä enää siltä kuka istuu lähimpänä vaan siltä, kuka tietää asian parhaiten.
Sekä Reijonen että Nolvi kokevat, että poikkeustilanne on yhdistänyt uudella tavalla Spondan laajaa henkilöstöä ja lisännyt keskinäistä yhteenkuuluvuuden tunnetta.
”Etätyö on rohkaissut ihmisiä astumaan tiimi- ja toimenkuvarajojen yli ja luonut mahdollisuuden uudenlaisten yhteistyöverkostojen syntymiseen”, Reijonen kuvailee.
Nolvin mukaan poikkeukselliset olosuhteet ovat myös tuoneet kollegoista näkyviin uusia puolia.
”Kahvihuonekeskustelut ja kuvahaasteet ovat päästäneet kurkistamaan uudella tavalla kollegoiden ajatuksiin ja arkeen ja tehneet heistä tutumpia – jolloin on paljon mutkattomampaa toimia myös työasioissa”, Nolvi iloitsee.
Yritysjohto ja HR avainroolissa
Nolvi näkee henkilöstön aktiivisuuden kumpuavan Spondan johdon ja HR:n kannustavasta asenteesta – ideoita kuunnellaan ja henkilöstölle annetaan valtuuksia niiden toteuttamiseen.
Etenkin omalla lähiesimiehellä on Nolvin mukaan tärkeä rooli innovaatiokulttuurin ylläpitämisessä ja ideointiin kannustamisessa.
Vaikka laajeneva koronapandemia koetaan monella tapaa liiketoimintaa vaikeuttavaksi ja henkilöstöä kuormittavaksi tilanteeksi, spondalaisten mielestä se on yritykselle myös iso mahdollisuus luoda uusia toimintamalleja ja vahvistaa yrityskulttuuria.
”Yrityskulttuuri ja innovaatiotoiminta voivat loikata ison harppauksen eteenpäin, jos niille halutaan antaa tilaa kasvaa”, Reijonen kiteyttää.
HR:n ohjeet idearikkaaseen etäilyyn:
- Luo toimivat alustat virtuaaliseen yhteistyöhön ja huolehdi, että kaikki osaavat käyttää niitä (Spondassa kaikki toimii Teamsissa).
- Anna pallo työntekijöille ja kerää heiltä ideoita etätyöhön.
- Ole valmis investoimaan niihin ideoihin, joista henkilöstö pitää eniten ja laita ideat käytäntöön.
- Poikkeustilanne madaltaa kynnystä kokeilemiseen – nyt on hyvä testata hyviä etätyökäytäntöjä ja asiakaspalveluideoita puolivalmiinakin.
- Jos kaipaat etätyöhön lisäkontrollia, anna työntekijöiden ideoida itse sopivia tapoja tilannepäivityksiin.
- Näytä mallia – ole omassa etätyössäsi avoin ja osallistu uudenlaisiin yhteydenpitotapoihin.
- Huolehdi, että myös niille, jotka kokevat etätyön haastavaksi, on apua tarjolla (esim. Spondassa henkilöstöä palvelee työpsykologi, jota voi tavata myös etänä)
- Varmista, että henkilöstöllä on saatavilla viimeisin viranomaistieto koronatilanteesta ja sen vaikutuksesta omaan yritykseen – sekä ohjeistus, miten seuraavaksi toimitaan.
HR:n ohjeisiin haastateltu asiantuntija: Spondan HR-johtaja Marcus Reijonen