Berggrenin yhteisöllisyyden mahdollistavat toimitilat lisäävät vuorovaikutusta ja tukevat sujuvaa asiakaskokemusta
Berggrenin toimistoon astuessa valoisuus, miellyttävä akustiikka ja harmoninen tunnelma ottavat vierailijan lempeästi vastaan. Yrityksen uudet toimitilat Kaartinkaupungissa ovat vahvistaneet yhteisöllisyyttä, lisänneet kohtaamisia ja tuoneet uudenlaisia työskentelyn tapoja arkeen. Kestävät materiaali- ja kalustevalinnat puolestaan tukevat yrityksen arvoja.
Kansainvälisesti tunnustetulla ja palkitulla immateriaalioikeuksien asiantuntijaorganisaatiolla on Helsingin toimiston ohella toimipisteitä myös muualla Suomessa sekä Saksassa ja Espanjassa. Sopimusjuridiikan, patenttien, tavaramerkkien ja mallisuojien parissa toimivalla yrityksellä on satoja asiakkaita eri toimialoilta.
Tänä vuonna 90 vuotta täyttävä lakitoimisto on koko historiansa ajan toiminut Helsingin keskustassa. Sijainti on ollut yritykselle strateginen valinta ja keskeinen osa sen identiteettiä alusta lähtien. Kampissa toimisto sijaitsi lähes puolen vuosisadan ajan.
Tilamuutos mahdollisti yrityksen toimintakulttuurin uudistamisen
Pandemian vauhdittama siirtymä hybridityöhön haastoi Berggrenin vanhat tilaratkaisut, eikä Kampin kolmeen kerrokseen hajautuva toimisto enää palvellut arkea parhaalla mahdollisella tavalla. Sen sijaan, että tiloja olisi lähdetty muokkaamaan vanhan rungon ehdoilla, päätettiin etsiä uusi ympäristö, joka vastaa paremmin sekä modernia työntekoa että yrityksen brändiä. Uudet yrityksen toimintaa tukevat tilat löytyivät Kaartinkaupungissa sijaitsevasta Fabian 21 -toimitalosta.
“Sijainnin kannalta meille tärkeää oli hakeutua brändimme mukaiseen paikkaan. Myös toimitilojen ja lähiympäristön tulee heijastaa sitä, mitä haluamme yrityksenä olla. Meille oli itsestäänselvyys, että toimisto sijaitsee keskustassa”, kertoo Berggrenin VP of People & Culture Kati Sasse.
Uudet toimitilat eivät merkinneet yritykselle pelkkää osoitteenmuutosta, vaan myös strategisesti tärkeää valintaa. Tilamuutos mahdollisti yrityksen toimintakulttuurin uudistamisen, kun nimetyistä työpisteistä luovuttiin ja tilat suunniteltiin tukemaan yhteisöllisyyttä. Sassen mukaan toiminnallisia muutoksia onkin helpompi tehdä muuttoprosessin yhteydessä, etenkin kun toimitilat tuotiin yhteen ja samaan kerrokseen.
“Muuttoprojektissa henkilöstö otettiin tiiviisti mukaan. Heiltä ei niinkään kysytty unelmia, vaan näkemyksiä siitä, mitkä tekijät ovat työn sujuvuuden kannalta olennaisia. Lakityö on luonteeltaan vahvasti luottamuksellista: kyse on asiakkaiden juridisista asioista, sopimuksista ja aineettomista oikeuksista, joiden käsittely edellyttää tinkimätöntä tietoturvaa ja rauhallista työympäristöä”, Sasse kertoo.
Uudet toimitilamme tukevat luottamuksellista asiantuntijatyötä
Tietoturva ja luottamuksellisuus näkyvät tilaratkaisuissa. Henkilöstön ja asiakkaiden tilat on erotettu selkeästi, ja asiantuntijatyötä varten suunniteltiin riittävä määrä yhden hengen työhuoneita. Vaikka nimettyjä työpisteitä ei enää ole, jokaisella on mahdollisuus työskennellä tilassa, jossa keskittyminen ja äänieristys on huomioitu huolellisesti.
Henkilöstön näkemykset ohjasivat tilaratkaisujen suunnittelua
Muuttoa valmisteli eri henkilöstöryhmistä koottu työryhmä, joka keräsi kokemuksia siitä, mikä entisissä tiloissa toimi ja mitä voisi tehdä paremmin. Näin varmistettiin, että suunnittelutyö perustui arjen tarpeisiin. Keskeisessä roolissa projektissa olivat Fyran sisustusarkkitehdit, jotka olivat suunnitelleet yrityksen aikaisemmankin toimitilan.
“Heidän ymmärryksensä organisaation työtavoista oli ratkaisevaa toiminnallisuuden kannalta. Yhdessä hioimme kokonaisuutta ja esittelimme suunnitelmia säännöllisesti henkilöstölle. Halusimme viestiä avoimesti siitä, mihin asioihin henkilöstö voi vaikuttaa ja mitkä oli ennalta päätetty. Toki muutos herättää aina kysymyksiä, meillä epävarmuutta liittyi muun muassa työpisteiden saatavuuteen ja omien tavaroiden säilyttämiseen”, Sasse sanoo.
Lopputuloksena meille syntyi täysin uusi toimisto, joka vastaa juuri tämän organisaation tarpeita
Toimitiloista saatu palaute kertoo projektin onnistumisesta. Syksyllä 2025 toteutetun muuton jälkeen henkilöstön palaute on ollut poikkeuksellisen myönteistä. Myös asiakkailta saatu palaute on ollut myönteistä.
Talon monipuoliset palvelut tekevät työarjesta sujuvampaa ja helpompaa
Yhden hengen työhuoneiden rinnalle suunniteltiin jaettuja työtiloja. Lisäksi henkilöstölle on oma taukotila ja keittiö, jotka on erotettu asiakastiloista. Ratkaisu mahdollistaa luottamukselliset keskustelut epävirallisemmissakin tilanteissa. Muuton yhteydessä toimiston koko pieneni aiemmasta 1 250 neliömetristä 780 neliöön. Toimiston tiiviimpi koko on Sassen mukaan synnyttänyt positiivisia ilmiöitä.
“Kun työ ei enää jakaudu useaan kerrokseen, ihmiset kohtaavat toisiaan arjessa luontevammin. Kollegoja, jotka aiemmin saattoi nähdä vain satunnaisesti tai jopa kuukausien välein, kohdataan nyt käytävillä päivittäin. Epämuodolliset kohtaamiset ja spontaanit keskustelut ovat vahvistaneet yhteisöllisyyttä tavalla, jota ei voinut suunnitella paperilla.”
Tilasuunnittelussa tätä tukevat myös niin sanotut pod-työskentelyalueet leveämmillä käytävillä. Ne houkuttelevat istumaan ja vaihtamaan ajatuksia kollegojen kanssa. Yksi keskeinen lähtökohta tilasuunittelussa oli joustavuus kokoustilojen osalta. Aiemman toimiston neuvotteluhuoneiden käyttöaste jäi viikkotasolla alhaiseksi, vaikka ne sitoivat paljon arvokkaita neliöitä. Nyt neuvottelutiloja on rajallinen määrä, ja tarpeen mukaan hyödynnetään talon yhteiskäyttöisiä kokoustiloja. Ratkaisu on Sassen mukaan sekä kustannustehokas että toiminnallisesti järkevä.
Epämuodolliset kohtaamiset ja spontaanit keskustelut ovat vahvistaneet yhteisöllisyyttä tavalla, jota ei voinut suunnitella paperilla
Henkilöstö on ottanut tilat aktiivisesti haltuun ja tutustunut myös talon tarjoamiin palveluihin. Rakennuksessa sijaitseva lounasravintola on osoittautunut erityisen arvokkaaksi arjen helpottajaksi, etenkin talvisina päivinä, jolloin lounaalle pääsee vaivattomasti hissillä. Lisäksi lähialueen monipuolinen ravintolatarjonta täydentää kokonaisuutta.
“Moni kulkee töihin kävellen tai pyörällä, joten pyörävarastot, suihkut ja pukuhuoneet ovat merkittävä osa toimivaa kokonaisuutta. Lisäksi rakennuksen alakerrassa sijaitsevat liikuntapalvelut tukevat hyvinvointia osana työpäivää”, Sasse kertoo.
Uusien hankintojen sijaan kestäviä ratkaisuja
Vastuullisuus oli yksi muuttoprojektin keskeisistä periaatteista. Vaikka ensisijaiset valinnat perustuivat sijaintiin ja toiminnallisuuteen, rakennuksen BREEAM-ympäristösertifiointi nähtiin merkittävänä lisäarvona. Kymmenen vuotta sitten Berggrenin edelliseen toimistoon hankittiin kalusteet uutena, mutta nyt lähestymistapa oli toisenlainen. Sisustusarkkitehti kartoitti olemassa olevan kaluston, ja suuri osa niistä päivitettiin Sassen mukaan uuteen käyttöön.
“Uusia hankintoja tehtiin harkiten ja silloinkin painotimme kestävää, kotimaista designia, joka istuu luontevasti kokonaisuuteen. Kalusteita verhoiltiin uudelleen, pintoja päivitettiin ja valaistus suunniteltiin vastaamaan tilaratkaisuja. Lopputulos näyttää uudelta, mutta taustalla on tietoinen päätöksemme kierrättää, muokata ja hyödyntää olemassa olevaa.”
Yritykselle tärkeintä kokonaisuudessa olivat nopea päätöksenteko, avoin viestintä ja tiivis yhteistyö osapuolten välillä. Päätöksiä tehtiin nopeasti, erityisesti materiaalivalintojen ja hankintojen osalta.
“Yhteistyö rakentui avoimen keskusteluyhteyden varaan, ja kokonaisuutta tuki se, että myös arkkitehti oli mukana työmaakokouksissa. Tilat rakennettiin betonirungosta lähtien uudelleen, ja hyödynsimme ulkopuolista asiantuntemusta silloin, kun oma osaaminen ei siihen riittänyt. Lopputuloksena syntyi täysin uusi toimisto, joka vastaa juuri meidän tarpeitamme.”
Toimitiloista saatu palaute kertoo projektin onnistumisesta. Syksyllä 2025 toteutetun muuton jälkeen henkilöstön palaute on ollut poikkeuksellisen myönteistä.
