Henkilökunnan osallistaminen onnistuneen toimistomuuton edellytys
Modernit, ajanmukaiset ja työntekoa palvelevat tilat tukevat liiketoimintaa ja vievät yritystä eteenpäin. Toimitilamuutos onkin organisaatiolle strategisesti ja työntekijöiden hyvinvoinnin kannalta tärkeä projekti. Onnistuneen toimitilojen muutosprojektin resepti on huolellinen suunnittelu, riittävän ajan varaaminen ja vahva henkilöstön osallistaminen.
Sponda muutti uusiin toimitiloihinsa elokuussa 2023. Itse muutosprojekti käynnistyi jo puolitoista vuotta aiemmin. Massiivisen projektin suunnittelu lähti liikkeelle liiketoiminnan tarpeiden kartoittamisesta ja tunnistamisesta. Toimitilaprojektissa katsottiin myös pitkälle tulevaisuuteen. Olemassa olevasta tilasta luotiin vanhaa kunnioittaen tulevaisuuden työskentelyyn sopiva toimisto, joka on muunneltavissa ja palvelee Spondan tarpeita vielä pitkään.
“Toimitilaprojektissa kannattaa katsoa sen verran eteenpäin, että mahdolliset tulevaisuuden päivitystarpeet pystytään ottamaan huomioon suunnitteluvaiheessa,” vinkkaa Spondan projektipäällikkö Joni Mikkolainen.
Mikkolaisen mukaan modernin työn tarpeita ja yrityksen liiketoimintaa tukevan toimitilan suunnittelu ei onnistu ilman liiketoiminnan ja yrityksen arjen tuntevien tekijöiden vahvaa osallistumista.
Paras lopputulos saavutetaan, kun suunnitteluun otetaan mukaan kattava edustus työntekijöitä eri tiimeistä ja toiminnoista sekä erilaista työtä tekeviä ihmisiä.
“Alkuun kävimme sisäisiä keskusteluja kaikkien yksiköiden edustajien kesken siitä, mitkä ovat heidän toimintojensa ja työntekijöidensä tarpeet. Analysoimme myös työskentelytapojen murrosta ja peilasimme tätä kaikkea Spondan arvoihin ja strategiaan. Arvojamme ovat muun muassa jatkuva oppiminen ja yhdessä menestyminen, ja painotamme strategiassamme vahvasti inspiroivan yrityskulttuurin luomista. Jotta uudet tilat voivat aidosti palvella yritystä, työntekijöitä ja heidän tarpeitaan, liiketoimintojen on oltava mukana toimitilojen suunnittelussa,” hän kertoo.
Henkilöstön ottaminen mukaan projektiin parantaa lopputulosta
Jokaisella organisaatiolla on oma strategia, arvot ja ominaisuudet. Hyvä toimitila heijastaa yrityksen arvoja ja tukee henkilöstön työskentelyä. Heti projektin alussa kannattaa miettiä, mihin asioihin henkilöstö otetaan mukaan, ja mitkä ovat erilaisille työntekijöille sopivat osallistamisen keinot.
“Henkilöstön osallistaminen kannattaa aloittaa varhaisessa vaiheessa ja työntekijät pitää mukana läpi projektin. Isoin osallistamisen hyöty on, että toimitiloista tulee henkilöstön näkökulmasta toimivat ja houkuttelevat, kun he näkevät oman kädenjälkensä lopputuloksessa. Meidän strategiamme korostaa yhteistyötä ja innovaatioita, ja uskomme, että houkuttelevan ja funktionaalisen toimiston ansiosta ihmiset työskentelevät enemmän yhdessä paikan päällä,” kertoo Spondan henkilöstöjohtaja Marcus Reijonen.
Paras lopputulos saavutetaan, kun suunnitteluun otetaan mukaan kattava edustus työntekijöitä eri tiimeistä ja toiminnoista sekä erilaista työtä tekeviä ihmisiä. Esimerkiksi myyjät voivat tehdä enemmän liikkuvaa työtä, kun taas kirjanpidolla on yleensä selkeät toimistotyöajat ja kiinteä työnteon paikka. Spondan toimitilaprojektissa työntekijöitä otettiin mukaan useilla eri keinoilla. Pitkin projektia järjestettiin ideointiin keskittyviä hackathoneja, joita tuettiin henkilöstökyselyillä ja tasaisin väliajoin pidettävillä tilannekatsauksilla.
“Toimitilaprojektin sisäinen viestintä kannattaa suunnitella huolella etukäteen ja toistaa informaatiota kärsivällisesti,” Mikkolainen huomauttaa.
“Henkilöstön osallistamisen ja onnistuneen sisäisen viestinnän etu on, että muutoksen johtaminen tulee olemaan paljon sujuvampaa ja selkeämpää. Mahdolliset huolenaiheet saadaan käsiteltyä jo varhaisessa vaiheessa,” Reijonen täydentää.
Sisäinen viestintä on melkeinpä tärkein yksittäinen asia toimitilaprojektissa.
Funktionaaliset toimitilat tukevat liiketoimintaa ja henkilöstön hyvinvointia
Spondan toimitiloissa on otettu huomioon erilaiset tarpeet, ja toimistolta löytyy hiljaisia tiloja, kokoustamiseen suunniteltuja alueita, yhteistyötiloja sekä pelkästään rentoutumiselle pyhitettyjä alueita.
“Projektin aikana mietimme etenkin, miten uusista tiloista saadaan monikäyttöiset ja tulevaisuuteen katsovat. Uudella toimistollamme on vähemmän muodollisia tiloja; meillä ei esimerkiksi ole kiinteitä työpisteitä. Tämä luonnollisesti puhutti henkilöstöä alussa, mutta olemme keksineet yhdessä toimivat ja työskentelyä tukevat ratkaisut. Yhteisen ideoinnin tuloksena toimistolla on myös iso Town Hall -taukotila, jossa on erilaisia istuin- ja pöytäryhmiä, sohvia sekä baaripöytiä. Lisäksi meillä on virkistäytymistä ja rentoutumista varten suunniteltu terassi, sillä tauot ja työstä irrottautuminen myös kesken työpäivän ovat oleellisia työhyvinvoinnin kannalta,” Reijonen kertoo.
“Tämän vaativan projektin aikana on ollut erittäin hienoa huomata, miten kiinnostuneita ihmiset ovat olleet kehittämään yrityksen arkea. Henkilöstö on aidosti ottanut omistajuutta ja tarttunut vaikuttamisen mahdollisuuksiin. Kiitos kuuluu heille,” Reijonen päättää.
Spondan asiantuntijoiden viisi vinkkiä onnistuneeseen toimitilaprojektiin
- Selvitä tarpeet ja palvele liiketoimintaa
Kauniit pinnat eivät vie yritystä eteenpäin, jos tilat eivät palvele liiketoiminnan tarpeita. Tämän vuoksi menestymisen edellytykset täytyy selvittää huolellisesti.
- Varaa aikaa ja resursseja
Toimitilahanke vaatii aikaa sekä sisäisiä ja ulkoisia resursseja. Yksin ei kannata lähteä tekemään, mutta kokonaan ei pidä myöskään ulkoistaa. Yrityksen ydintoimintojen tulee olla mukana tilojen suunnittelussa.
- Osallista henkilöstöä läpi projektin
On tärkeää ymmärtää, että henkilökunnan osallistaminen on edellytys projektin onnistumiselle. Mitä enemmän osallistetaan, sitä paremmin uusilla toimitiloilla voidaan vastata henkilöstön tarpeisiin.
- Viesti toistuvasti ja suunnitellusti
Sisäinen viestintä on melkeinpä tärkein yksittäinen asia toimitilaprojektissa. Henkilökunta tulee pitää ajan tasalla projektin etenemisestä ja osallistumismahdollisuuksista. Henkilökunnan tarpeet tulee myös tiedostaa, jotta uudet tilat voivat palvella koko organisaatiota.
- Sujuvoita projektinhallintaa
Projektinhallinnan tarve lisääntyy projektin edetessä. Ohjausryhmän kannattaa esimerkiksi kokoustaa kiireisimmässä vaiheessa usein, jotta projektin eteneminen ei hidastu päätöksenteon viiveistä johtuen.
Katso allaolevasta videosta, miten toimitilojen ammattilainen Sponda onnistui omassa muutossaan: