• Artikkelit
  • Seitsemän tärkeää kysymystä toimitilan valintaan

Seitsemän tärkeää kysymystä toimitilan valintaan

Toimitilan vuokraus onnistuu parhaiten, kun vuokraajalla on selvä käsitys omista toiveistaan ja tarpeistaan. Nämä kysymykset auttavat tilojen etsijää sekä palveluntarjoajaa löytämään yritykselle parhaat mahdolliset toimitilat.

1. Missä uudet toimitilat sijaitsevat?

Ensimmäinen ja tärkein päätettävä asia on toimitilojen sijainti. Sijaintia on hyvä pohtia sekä oman asiakaskunnan että työntekijöiden näkökulmasta. On hyvä kartoittaa, missä ja miten asiakkaat liikkuvat sekä miten työntekijät tulevat töihin. Kannattaa myös miettiä, hyötyykö oma liiketoiminta siitä, että samalla alueella toimii alan muitakin yrityksiä vai menestyisikö yrityksesi paremmin kilpailijoista erillään? Entä ovatko yhteistyökumppanit riittävän lähellä?

Sijainti on myös rekrytointikysymys. Keskeisillä paikoilla, hyvien palvelujen äärellä sijaitsevat tilat vaikuttavat työtyytyväisyyteen, työhyvinvointiin ja jopa sairaspoissaoloihin. Tällä hetkellä yrityksiä kiinnostavat liikenteen solmukohdat, joihin pääsee helposti erilaisilla julkisilla kulkuneuvoilla. Tämän lisäksi on hyvä miettiä tarvittavien auto- ja pyöräpaikkojen määrä. Sijainnin valintaan vaikuttavat tietysti myös yrityksen taloudelliset lähtökohdat.

2. Miten työntekijät työskentelevät tulevina vuosina?

Moni vuokraaja kysyy ensimmäiseksi toimitilan neliöhintaa. Oleellisempaa on miettiä, miten paljon yrityksellä on työntekijöitä ja miten he työskentelevät tulevina vuosina – halutaanko toimistoon esimerkiksi enemmän yhteisöllisiä avotiloja vai keskittymiseen sopivia hiljaisia tiloja. Uusien vuokratilojen neliömäärän tarvetta määrittää myös se, millaisia työnteon tapoja yrityksen työkulttuuri suosii, suositaanko etätyötä vai kiinteämpää tiimityöskentelyä. Kun nämä ovat selvillä, asiantunteva kumppani osaa tämän pohjalta ehdottaa sopivia tiloja, joissa neliömäärä hyödynnetään mahdollisimman kustannustehokkaasti.

Toimitilasuunnittelun lähtökohtana toimii usein monitilakonsepti, jonka avulla toimistoon voidaan luoda sopiva tila jokaiseen työnteon tilanteeseen. Jos yrityksen neuvotteluhuoneet ovat nykyisessä toimistossa useimmiten tyhjillään, kannattaa harkita kiinteistöä, jossa kokoustiloja voi vuokrata erikseen tarpeen mukaan. Selvitä toimitilantarjoajalta myös, voiko yrityksesi päivittää suurempiin tiloihin työntekijämäärän kasvaessa.

Lue miten työn tekeminen muuttuu ja miten se muuttaa toimistojen ratkaisuja »

3. Millä aikataululla uusiin toimitiloihin voidaan siirtyä?

Uusien vuokratilojen etsiminen tulee ajankohtaiseksi, kun nykyinen vuokrasopimus on umpeutumassa tai nykyiset tilat ovat käyneet liian ahtaiksi. Tilanne on paras, jos muuttoprojektissa ollaan liikkeellä ajoissa – mielellään parikin vuotta ennen nykyisen sopimuksen päättymistä. Yritysten lähtökohdat vaikuttavat olennaisesti muuton aikaikkunaan. Kansainvälisillä suuryrityksillä päätöksenteko voi viedä useita kuukausia. Pienet yritykset tekevät ketteriä päätöksiä ja pystyvät muuttamaan joustavammin jopa muutaman kuukauden aikaikkunassa.

Aloita sisäinen viestintä ajoissa. Henkilöstön motivointiin ja opastukseen kannattaa panostaa. Uusiin tiloihin tehtäville muutostöille ja remonteille on myös varattava riittävästi aikaa. Pienemmät remontit, kuten seinien maalaus, onnistuvat viikoissa, mutta suurempiin, pitkien toimitusaikojen tilauksia sisältäviin muutostöihin saattaa joskus kulua kuukausia.

4. Millaisessa kiinteistössä halutaan työskennellä?

Muutos tarjoaa mahdollisuuden oman yrityskulttuurin kehittämiseen ja radikaalien irtiottojen tekemiseen. Kannattaa keskustella työntekijöiden kanssa siitä, mikä nykyisissä toimitiloissa on toimivaa ja mitä uusissa tiloissa halutaan säilyttää. Kannattaa myös käydä läpi, mikä nykyisissä työtiloissa on huonoa. Yrityksen brändi- tai työnantajaimagon kannalta on hyvä pohtia, halutaanko brändimielikuvaa vahvistaa moderneilla ja uusilla toimistotiloilla vai onko tähtäimessä vanhempi, historian havinaa ja tarinallisuutta huokuva kiinteistö.

Vanhoihinkin kiinteistöihin voidaan remontilla ja sisustuksella luoda erilaisia yrityksen identiteettiin sopivia tiloja ja tunnelmia. Uudisrakennukset ovat hyviä kohteita silloin, kun halutaan luoda täysin uusi, yrityksen omien tarpeiden mukaan suunniteltu toimitila. Ympäristötekojen toteuttaminen vanhassa arvokiinteistössä voi olla haasteellisempaa kuin uudiskohteessa, mutta oikeilla valinnoilla ja energiatehokkailla toimintatavoilla on mahdollista pienentää energiankulutusta myös vanhassa suojelukohteessa.

Pohjakuvat ja alustavat mallit voivat joskus antaa todellisuudesta poikkeavan mielikuvan, joten kannattaa käydä paikan päällä tutustumassa eri tyyppisiin ratkaisuihin. Paikan päällä voi fiilistellä, vastaavatko tilat ja kohteen tunnelma ennakko-odotuksia – tai herättävätkö osoite tai katu- ja toimistonäkymät sellaisia tuntemuksia, että yrityksesi ja henkilöstösi voisivat tuntea itsensä sinuiksi niiden kanssa.

5. Millaisia palveluita ja ominaisuuksia vuokratiloilta odotetaan?

Jo neuvottelujen varhaisessa vaiheessa on hyvä listata mahdolliset toiveet tukipalveluista sekä erikoisvaatimukset, joita uusilta tiloilta odotetaan. Onko tarvetta aulapalveluille, lounasravintolalle, turvatiloille, konesaleille, tavarahisseille tai muille erityisratkaisuille? Halutaanko työmatkaliikuntaa tukea erillisellä pyöräparkilla ja suihkutiloilla – tai haluaako yrityksesi brändäytyä vastuulliseksi valitsemalla ympäristösertifioidut, hiilineutraalit ja energiatehokkaat tilat?

Työkulttuurin muutoksen ja ilmastoheräämisen myötä henkilöstön liikkuvuus ja työskentelytavat ovat muuttuneet. Palveluiden, työpisteiden ja osastojen sijoittelua on hyvä miettiä, jotta työntekijöiden yhteistyö on vaivatonta ja tieto liikkuu nopeasti.

Deloitte tekee bisnestä arvot edellä – keskiössä vastuulliset toimitilat »

6. Mikä on tilojen painoarvo yrityksen liiketoimintastrategiassa?

Jos yrityksen tavoitteena on kasvaa nopeasti, tulisi toimitilojen olla luonteva osa kasvustrategiaa. Yrityksen toimitilastrategian tavoitteet auttavat myös toimitilakumppania perehtymään yrityksen tarpeisiin, jolloin se osaa tarjota sopivia vaihtoehtoja. Pitkäaikainen, ison kumppanin kanssa solmittu vuokrakumppanuus – jossa yritys voi kasvaa ja laajentaa toimitilojaan helposti – on usein viisaampi ratkaisu kuin läpikäydä kokonaisvaltainen ja kallis muuttoprosessi useampaan kertaan.

Yritysten lähtökohdat vaikuttavat olennaisesti siihen, mitä ne odottavat tiloja vuokraavalta kumppaniltaan. Kannattaa miettiä, mitä kaikkia palveluita toimitilakumppanilta odottaa. Toimitilakiinteistöjen omistaja tuntee parhaiten omat kiinteistönsä ja osaa auttaa kaikissa niihin liittyvissä kysymyksissä. Toimitila on yritykselle merkittävä resurssi ja pitkäaikainen valinta. Siksi kannattaakin pohtia, olisiko järkevää valita sellainen kumppani, joka auttaa kaikissa toimitilaprosessin vaiheissa, sekä silloin, jos uusien toimitilojen etsintä tulee uudelleen ajankohtaiseksi esimerkiksi kasvun ja lisätilatarpeen myötä.

Myinfomonitor halusi toimitilat, jotka tukevat sen kasvustrategiaa »

7. Miten tilan vuokrahintaa kannattaa arvioida?

Uusien tilojen etsintään kannattaa lähteä avoimin mielin. Neuvotteluiden alkuvaiheessa ei kannata asettaa liian tiukkoja kriteerejä uusille tiloille tai tuijottaa yksityiskohtiin, sillä se voi rajata useita potentiaalisia kohteita pois.

Asuinrakennuksesta hankittu toimitila voi olla edullisin vaihtoehto, mutta palvelut ovat rajalliset ja päätöksenteko usein hidasta. Ammattiomistajan vuokralaisena apu on aina lähellä nopeasti ja helposti. Alueiden markkinahinnat vaihtelevat – keskusta-alueilla on kalliimpaa, joten kannattaa miettiä, mikä on sijainnin merkitys liiketoiminnalle.

Toimitilan pääasiallinen tarkoitus on olla tehokas ja viihtyisä työpaikka, joka antaa positiivisen kuvan yrityksestä myös asiakkaille. Hinta on toisarvoista silloin, kun liiketoiminta saa oikeat puitteet.

Neuvottelujen edetessä kannattaa käydä läpi, mitä kaikkea vuokrasopimus kattaa. On hyvä muistaa, että toimitilan vuokrahintaan kuuluu aina laaja paketti erilaisia energia- ja kiinteistöhuoltopalveluja. Näiden palvelujen hinnoista rakentuvat toimitilan hoitokulut, joista suurin osa sisältyy asiakkaan maksamaan kokonaisvuokraan. Hoitokulut muodostavat yleensä noin 20–25 prosenttia vuokrahinnasta.

Etsitkö toimitilaa – kerro tarpeesi, niin ehdotamme sopivia vaihtoehtoja »

Spondan asiantuntija: Senior Manager, Leasing and Customer Success, Jenni Nivalainen

Jaa