Spondan extranet uudistui – entistä parempi arjen apuväline vuokralaisyrityksille
Uudistunut extranet-palvelu tekee huoltopyyntöjen lähettämisestä, yhteistilojen varaamisesta sekä kiinteistöön liittyvän viestinnän seuraamisesta entistä helpompaa – ja toimii entistä paremmin myös mobiilisti.
Kun Spondan asiakasyrityksen työntekijä huomaa toimistossaan jotain vikaa – esimerkiksi ilmastoinnin, lämmityksen tai muun taloteknisen järjestelmän osalta – hän lähettää asiasta kännykällään tiedon extranet-palveluun. Sen jälkeen työntekijä saa sähköpostiinsa kiinteistöhuoltojärjestelmään johtavan linkin, jonka kautta hän voi seurata huoltoprosessin edistymistä. Kun korjaus on suoritettu, asiasta tulee kuittaus työntekijän sähköpostiin.
Turhia ominaisuuksia on karsittu, käyttölogiikkaa parannettu ja kuvallisen viestinnän roolia lisätty.
Tilanne on yksi esimerkki siitä, miten Spondan tekemä extranet-uudistus helpottaa asiakasyritysten arkea. Merkittävin asia uudistuksessa on Spondan vuokrauskoordinaattori Paula Jääskeläisen mukaan aiempaa kokonaisvaltaisempi mobiilikäyttömahdollisuus.
”Extranettiä on nyt entistä helpompi käyttää matkapuhelimella. Turhia ominaisuuksia on karsittu, käyttölogiikkaa parannettu ja kuvallisen viestinnän roolia lisätty”, Jääskeläinen luettelee.
Selkeämpi käyttöliittymä
Uudistunut järjestelmä yhdistää nyt neljä eri tahoa – vuokralaisen, Spondan, kiinteistömanagerin ja huoltoportaan – entistä tiiviimmin toisiinsa. Uusi palveluportaali on myös käyttäjäystävällisempi.
”Uudistuksessa huomioitiin asiakkaiden extranet-palveluun liittyvässä kyselyssä antama palaute, joten uusi selkeämpi käyttöliittymä vastaa nyt paremmin käyttäjien toiveisiin. Parantuneen mobiilikäytettävyyden ansiosta myös taloon liittyvistä asioista ja tapahtumista pystytään tiedottamaan aiempaa nopeammin, Jääskeläinen sanoo.
Kaikki vuokralaisten eniten käyttämät palvelut löytyvät extranetistä heti etusivulta. Tilavaraus- ja huoltopyyntö -osioiden jälkeen näkyviin tulevat ajankohtaiset tiedotteet sekä kiinteistökohtainen tietopankki – sekä kiinteistön yhteyshenkilöiden yhteystiedot.
Uusi brändi näkyviin extranetissäkin
Uudistuksessa panostettiin vahvasti visuaalisuuteen. Syksyllä julkistettu Spondan uusiutunut brändi haluttiin tuoda näkyviin myös extranetissä. Palvelusivustoa raamittaa nyt sama klassinen värimaailma kuin Spondan verkkosivuillakin. Tummaa ilmettä rikastavat petroolinsininen ja kvartsinvihreä tehosteväri sekä teräväpiirteinen typografia.
”Ulkoasultaan uudistunut palvelu on herättänyt kiinteistöissä toimivien yritysten keskuudessa kiinnostusta omien palvelujen mainontaan. Haluamme kuitenkin pitää extranetin virallisena viestintä- ja yhteydenpitokanavana. Asiakkaidemme on voitava luottaa siihen, että kaikki palvelussa välitetty tieto on heille ensi arvoisen tärkeää”, Jääskeläinen painottaa.
Tukea vastuullisuuteen
Vastuullisuus on yhä tärkeämpi asia Spondan vuokralaisille, joten myös extranetistä löytyy yhä enemmän vastuullisuuteen liittyvää tietoa.
Spondan vastuullisuuspäällikkö Pirkko Airaksisen mukaan yritykset voivat seurata palvelusta kiinteistönsä kulutusdataa ja hyödyntää tietoa myös omissa Green Office -pyrkimyksissään. Palvelusta löytyvät myös tarkat ohjeet muun muassa muovinkierrätykseen, jossa Sponda on toiminut alalla edelläkävijänä.
”Vuokralaisten käytössä on muitakin laadukkaita oppaita – kuten energiansäästöopas, vuokralaisopas ja kiinteistökohtaiset lajitteluohjeet – joissa opastetaan kädestä pitäen, kuinka kestävät toimintatavat voidaan jalkauttaa omaan yrityskulttuuriin”, Airaksinen sanoo.