Elisa muuttaa Ratinaan – oma toimitilaprosessi nostaa henkilöstön keskiöön
Tampereen moderneimpaan toimistokiinteistöön Ratinaan muuttava Elisa osallistaa henkilöstön mukaan toimitilaprosessiin – ja seuraa tarkasti sen tuloksia. Huima henkilöstötyytyväisyys ei ole sattumaa.
Elisan toimitiloihin on pystytetty kirkkaan värinen teltta. Osa henkilöstöstä testaa eri muotoisia tuoleja, yksi työntekijöistä polkee kuntopyörätuolia ja toinen rentoutuu oman äänimaiseman tarjoavassa hierontatuolissa.
Suomen suosituimpiin työpaikkoihin lukeutuvassa Elisassa henkilöstö voi valita itse työhönsä sopivat tavat ja paikat.
Käynnissä on Elisan Unelmien toimitila -paja, jossa henkilöstö testaa uusiin toimitiloihin tarjolla olevia inspiroivia kalusteratkaisuja.
Testattu ja kehittyvä toimitilaprosessi
”Toimitilojen vaihto ei ole meille tilalähtöinen projekti, vaan sitä ohjaa sosiaalisen, fysiologisen ja digitaalisen työskentelykulttuurin muutos. Prosessin tavoitteena on tukea pitkällä tähtäimellä yrityksen liiketoimintaa ja strategisia tavoitteita”, Elisan toimitilapäällikkö Ari Saarinen kiteyttää.
Kymmenistä eri toimipisteistä koostuvassa yhtiössä muutot ovat arkipäivää ja jatkuvaan kehittämiseen tähtäävä työkulttuuri on luonut hyvät lähtökohdat oman prosessin luomiseen ja testaamiseen.
Ratina tarjoaa meille huippusijainnin, uusinta talotekniikkaa ja älykkäitä toimitilaratkaisuja.
Prosessi pohjautuu Elisan Ideal Work -työskentelymalliin, joka tarkoittaa sitä, että henkilöstö voi lähtökohtaisesti valita itselleen ja työhönsä sopivat työnteon tavat ja paikat.
Yhtenä vaihtoehtona on etätyö, jota henkilöstö tekee huiman määrän – jokainen noin 77 päivää vuodessa.
Avainsanana henkilöstön tyytyväisyys
Ratinan muuttoprojektista vastaavan projektipäällikkö Sinikka Pylkkäsen mukaan toimitilaprosessissa tärkein asia on henkilöstön osallistaminen.
”Hyvinvoiva työntekijä lisää yrityksen tuottavuutta ja työolosuhteilla on iso vaikutus myös työnantajamielikuvaan. Me osallistamme työntekijät systemaattisesti mukaan prosessiin ja mittaamme jatkuvasti henkilö- ja toimitilatyytyväisyttä. Haluamme varmistaa, että kehitystyö vastaa nimenomaan henkilöstön tarpeisiin.”
Henkilöstölähtöinen kehitystyö on saanut myös julkista tunnustusta. Yhtiö on valittu kolmena peräkkäisenä vuonna Suomen parhaiden työpaikkojen listalle ja yritys sai tänä vuonna myös Suomen laatupalkinnon.
Myös opiskelijat ovat valinneet yrityksen suosituimpien IT-alan työnantajien joukkoon.
Ratina mahdollisti älykkäät tilaratkaisut
Elisa valitsi uudet toimitilansa Spondan omistamasta Ratinasta. Vuonna 2020 valmistuvasta kiinteistöstä on tulossa Tampereen uudenaikaisin toimisto- ja liiketilakokonaisuus, josta on suora sisäinen kulkuyhteys Kauppakeskus Ratinan palveluihin ja pysäköintitiloihin.
”Valitsimme Ratinan loistavan sijainnin ja hyvien oheispalvelujen takia. Kohteen moderni talotekniikka mahdollistaa meille myös älykkäät ja muunneltavat toimitilaratkaisut sekä tiedolla johtamisen. Ratina oli meille myös turvallinen valinta, sillä Sponda on osoittautunut vastuulliseksi toimitilakumppaniksi, joka pystyy vastaamaan nopeasti isonkin yrityksen tarpeisiin,” Saarinen perustelee.
Sponda on osoittautunut vastuulliseksi toimitilakumppaniksi joka pystyy vastaamaan nopeasti isonkin yrityksen tarpeisiin.
Toimitilapäällikön mukaan kiinteistön ja toimitilakumppanin valinta vaikuttaa ratkaisevasti fyysiseen työympäristöön ja sitä kautta koko työkulttuurin muotoutumiseen.
”Jos tilojen perusasiat eivät ole kunnossa, on turha yrittää luoda hyvinvointia, tunnelmaa tai vastuullisuutta sisustusratkaisuilla tai päälle liimatuilla toimintatavoilla.”
Pylkkänen nostaa yhdeksi lisäarvotekijäksi myös Ratinan kiinteistössä toimivan coworkingtila MOWn.
”Selvitämme, voisimmeko hyödyntää coworkingtiloja esimerkiksi asiakkaiden tai kumppaniemme jatkotyöskentelytiloina.”
Työympäristön pyhä kolminaisuus
Saarisen mukaan toimintaympäristö jaetaan Elisassa kolmeen eri osa-alueeseen.
Fyysinen työympäristö tarkoittaa toimitiloja ja etätyöratkaisuja. Digitaalinen ympäristö työvälineitä, virtuaalisia ratkaisuja ja älykkään talotekniikan hyödyntämistä – ja sosiaalinen ympäristö työn tekemisen tapoja, tunnelmaa sekä myös strategisesti tavoiteltua työskentelykulttuuria.
”Fyysiset ja digitaaliset olosuhteet luovat puitteet sosiaalisen työympäristön kehittämiseen. Sosiaalinen työympäristö on tavallaan veturi, jota muut tukevat”, Saarinen havainnollistaa.
Toimitilaprosessissa oleellisinta on se, että kaikkia osa-alueita kehitetään tasapainoisesti.
”Jos digitaalinen kehitys jää jälkeen fyysisen ympäristön muutoksesta, työteho kärsii, eikä esimerkiksi etätyöstä ei saada täyttä hyötyä irti. Eikä se, että tiloihin tuodaan rentoutustuoli riitä, vaan on muokattava myös asenteita ja yrityskulttuuria niin, että siihen uskalletaan mennä”, Saarinen sanoo.
Rentoutta ja yllätyksellisyyttä
Käynnissä oleva Unelmien työpaja antaa osviittaa siitä, minkä tyyppiset tilat Ratinaan on tulossa.
Henkilöstö ja projektitiimi ovat määritelleet tilojen toiveominaisuuksiksi viisi asiaa – rentouden, muunneltavuuden, yhteisöllisyyden, liikkuvuuden ja yllätyksellisyyden.
Tilojen toiveominaisuuksiksi määriteltiin rentous, muunneltavuus, yhteisöllisyys, liikkuvuus ja yllätyksellisyys.
”Rentoudella haetaan tamperelaista mutkattomuutta ja liikkuvuudella esimerkiksi digitaalisuuden mahdollistamaa työn monimuotoisuutta – että liittimet ja etäyhteydet toimivat ja että ympäristö kannustaa muuhunkin kuin istumatyöhön”, Pylkkänen havainnollistaa.
Kaikki tilat tulevat olemaan monitoimitiloja, eikä kenelläkään tule olemaan kiinteitä istumapaikkoja. Tiloissa panostetaan erityisesti kohtaamisiin kannustaviin tiloihin, virtuaalisiin projektitiloihin ja hiljaisiin tiloihin.
”Yllätyksellisyys pakottaa meidät jatkuvaan kehitystyöhön. Pyrimme siihen, että tilat ovat niin houkuttelevat ja hyvinvointia tukevat, että henkilöstö haluaa tulla mieluummin toimistolle, kuin tehdä etätöitä”, Pylkkänen nauraa.
Elisan toimitilaprosessin vaiheet:
- Projektiryhmän kokoaminen: Projektitiimi kootaan HR-, toimitila- ja IT-ammattilaisista, henkilöstön edustajista sekä tarvittavista kumppaneista.
- Fyysinen tarvekartoitus: Mietitään aiempien projektien pohjalta tilatarpeet, selvitetään henkilöstön ja asiakkaiden kannalta kohteen ihannesijaintivaihtoehdot ja määritetään talotekniset vaatimukset.
- Kilpailutus: Luodaan karkea layout-pohja, jonka perusteella kilpailutetaan eri tilantarjoajat.
- Hankesuunnitelma: Aloitetaan hankesuunnittelu tilojen rakennuttajan tai omistajan kanssa.
- Henkilöstön osallistaminen: Otetaan henkilöstö mukaan suunnittelutyöhön selvitysten ja työpajojen kautta – analysoidaan vanhaa sekä toiveiden mukaista työympäristöä.
- Tavoitteiden luonti: Tiivistetään henkilöstön tilaa koskevat tarpeet ja toiveet viideksi ydintavoitteeksi.
- Tavoitteiden konkretisointi: Etsitään kumppanien avulla konkreettisia malliratkaisuja, prototyyppikalusteita ja toimintatapoja – ja testataan niitä työpajoissa. Luodaan eri tiloja havainnollistavat mood boardit.
- Tilojen toteutus, testaus ja muutto
- Henkilö- ja toimitilatyytyväisyyden seuranta ja työympäristön jatkuva kehitys
Kiinnostuitko Ratinan toimitiloista? Ota yhteyttä ja varaa esittely! >>
