Uusi alku keskellä Helsinkiä – näin Solita rakensi toimiston, joka tuo ihmiset yhteen
Valoisa toimisto ja avarat kaupunkinäkymät toivottavat tulijan tervetulleeksi Solitan uuteen Helsingin toimistoon. Näyttävän pinnan alla on ennen kaikkea tarkkaan suunniteltu kokonaisuus, joka kokoaa organisaation yhteen, tukee hybridityötä ja tekee arjesta sujuvampaa.
Solita on Tampereella vuonna 1996 syntynyt teknologiatalo, joka on kasvanut paikallisesta toimijasta nopeasti pohjoismaiseksi osaajaksi. Kasvun myötä myös arjen vaatimukset muuttuivat, eikä vanha toimisto enää pystynyt vastaamaan niihin. Useisiin kerroksiin hajautunut toimisto ei tukenut luontevaa yhteistyötä, ja osa tiloista jäi vähälle käytölle. Tilanne herätti olennaisen kysymyksen: millainen työympäristö todella tukee modernia asiantuntijatyötä ja kasvavan organisaation tarpeita?
“Meidän vanha vuokrasopimus päättyi viime vuoden elokuussa, ja siitä mietintä lähti liikkeelle. Teemme pitkälti hybridityötä, eivätkä vanhat tilat enää palvelleet tätä tarkoitusta. Siellä olimme jakautuneet kolmeen kerrokseen, ja välillä hajonta kerrosten välillä oli todella suuri. Toimiston työpisteiden käyttöaste oli alhainen ja kokonaisia alueita jäi usein vähälle käytölle”, kertoo Solitan Facility and Workspace Manager Noora Puulasto.
Uusi alku täysin uusissa tiloissa
Yhtiössä arvioitiin ensin, voisiko vanhaa toimistoa kehittää vastaamaan muuttuneita tarpeita. Tämä olisi kuitenkin edellyttänyt mittavaa remonttia, sekä uudenlaisten työtilojen lisäämistä. Ratkaisuksi määritettiin kokonaan uusi kokonaisuus, jossa sijainti, tilaratkaisut ja toiminnallisuus tukevat sujuvammin niin työntekijöiden kuin asiakkaiden arkea.
Uusien toimitilojen etsintä rajattiin alusta alkaen Helsingin keskustaan, hyvän saavutettavuuden vuoksi. Toimistolle haluttiin päästä vaivattomasti julkisilla, mieluiten aivan rautatieaseman läheltä. Lisäksi tiloilta edellytettiin muunneltavaa pohjaratkaisua sekä mahdollisuutta sijoittaa koko henkilöstö pääosin samaan kerrokseen.
“Tämä kriteeri osoittautui nopeasti rajaavaksi tekijäksi, sillä suuria yhtenäisiä tiloja on rajallisesti ydinkeskustassa tarjolla. Meille keskeinen sijainti oli ehdoton lähtökohta. Haluamme, että toimistolle on helppo tulla, niin työntekijöiden kuin asiakkaidenkin. Kannustamme henkilöstöämme julkisen liikenteen käyttöön, joten saavutettavuus on meille tärkeämpää kuin esimerkiksi autopaikkojen määrä”, Puulasto sanoo.
Kohtaamiset ovat lisääntyneet ja toimistolla on hyvä pöhinä päällä
Solita on kasvanut nopeasti viime vuosina ja kasvu on tuonut yhtiölle uusia toimipisteitä myös mm. Ruotsiin, Norjaan, Tanskaan, Saksaan, Puolaan sekä Belgiaan. Siksi yrityksessä nähtiin tärkeänä käynnistää yhteinen uusi alku, sekä tilojen että yhteisöllisyyden näkökulmasta.
“Ajatus uudesta alusta tuntui luontevalta. Jakautuminen eri kerroksiin vähensi arjen kohtaamisia ja loi eräänlaista ‘oman kerroksen väkeä’. Halusimme tuoda kaikki yhteen tilaan, lisätä vuorovaikutusta ja vahvistaa yhteisöllisyyttä. Uusi tila tarjosi mahdollisuuden aloittaa aidosti puhtaalta pöydältä.”
Valinta kohdistui lopulta Citycenterin toimistotilaan, joka vakuutti erityisesti keskeisellä sijainnillaan ja muunneltavuudellaan. Yli 2 200 neliön yhtenäinen tila avarine näkymineen teki Solitaan vaikutuksen, ja uusi tila valittiin käytännössä yksimielisesti harkinnan jälkeen.
Siirtyminen yhteen kerrokseen lisäsi arkisia kohtaamisia
Tilankäyttöä ja erilaisia työskentelytapoja tarkasteltiin huolellisesti, jotta kokonaisuus palvelisi mahdollisimman hyvin arkea. Uusi toimisto tukee monipuolista tekemistä: nimettyjen työpisteiden sijaan käytössä on joustava ja tilanteen mukaan muotoutuva työympäristö. Tilat on jäsennelty selkeästi mutta ketterästi. Avoimet alueet limittyvät luontevasti hiljaisiin keskittymistiloihin ja neuvotteluhuoneisiin.
Moderni ja ergonominen kalustus tukee työpäivän sujuvuutta, ja Solitalle suunniteltu kerros kannustaa kohtaamisiin sekä tukee keskittymistä. Kahvialueella keskustelut syntyvät luontevasti, ja yhteiset tilat houkuttelevat pysähtymään hetkeksi. Työskentelytavat eivät Solitassa ole muuton myötä muuttuneet merkittävästi, mutta uudet tilat tukevat niitä entistä paremmin.
“Eri yksiköille on omat alueensa, jotka helpottavat kollegoiden löytämistä, mutta työpisteen valinta on täysin vapaata. Lisäksi toimistoon on toteutettu varattavia tiimihuoneita, vetäytymistiloja ja asiakastiloja, jotka tukevat erilaisia työtilanteita. Ennustaminen ei ole yksinkertaista. Hybridityössä ei myöskään ole koskaan täysin varmaa, kuinka moni meistä on paikalla toimistolla. Siksi suunnittelussa piti löytää tasapaino tehokkuuden ja joustavuuden välillä”, Puulasto kertoo.
Muuton jälkeen käyttöaste on lähtenyt nousuun
Hybridityöskentelymallissa kaikkien ei ole tarkoituskaan olla toimistolla samaan aikaan.
“Työpisteitä täydentävät puhelinkopit, vetäytymistilat, neuvotteluhuoneet ja oleskelualueet, jotka tukevat joustavaa työskentelyä. Helsingin toimistollamme työskentelee yli 500 henkilöä. Tämän lisäksi myös muiden toimistojemme väki vierailee ja työskentelee toimistolla säännöllisesti. Muuton myötä käyttöasteet ovat nousseet aiempaan toimistoomme verrattuna, ja erilaisia tiloja hyödynnetään tehokkaasti”, toteaa Puulasto.
Muuton jälkeen käyttöaste on noussut. Arjessa tämä näkyy Puulaston mukaan hyvänä “pöhinänä” ja sopivana ihmismääränä, mikä on iso muutos aiempaan hiljaisempaan toimistoon verrattuna ja tekee toimistolle tulemisesta houkuttelevaa. Lopulta suurin muutos verrattuna aiempaan toimistoon liittyykin ihmisiin ja kohtaamisiin.
”Toimistolla on nyt tasaisesti ihmisiä, ja tunnelma on aiempaa elävämpi. Yhden kerroksen ratkaisu on lisännyt näkyvyyttä ja kohtaamisia, ja spontaanit extempore-keskustelut sekä ideointi ovat lisääntyneet selvästi. Samalla toimistolle tuleminen koetaan mielekkäämpänä, kun ympärillä on aktiivinen ja elävä työyhteisö. Toimistolla on nyt enemmän energiaa ja vuorovaikutusta, ja ihmiset kohtaavat toisiaan aiempaa huomattavasti enemmän. Muuton jälkeen palaute on ollut hyvin positiivista ja koemme, että tämä ratkaisu oli oikea.”
Citycenterin katon alla monipuoliset palvelut
Solitan toimitilakokonaisuus palvelee Puulaston mukaan hyvin arjen tarpeita. Sijainti on keskeinen ja helpottaa liikkumista, sillä palvelut ovat lähellä ja toimistolle pääsee vaikkapa metrolla sisäkautta kuivin jaloin. Erityisesti ravintolat ja muut lähipalvelut ovat saaneet kiitosta.
“Uudet tilat on otettu todella innostuneesti vastaan. Hissimatkan päässä olevat kauppakeskuksen lounaspaikat, palvelut ja liikuntamahdollisuudet tekevät arjestamme sujuvaa. Etenkin räntäkeleissä korostuu se, ettei metrosta tarvitse mennä ulkokautta toimistolle. Myös pyöräilijät on talossa huomioitu poikkeuksellisen hyvin, käytössä on esimerkiksi pyöräkellarit, pesu- ja korjauspisteet sekä omat puku- ja kuivaustilat. Kokonaisuus kannustaa liikkumaan ja mahdollistaa myös talvipyöräilyn.”
Kaikki asiantuntijamme työskentelevät nyt täysin uudistetussa ja meillle räätälöidyssä työympäristössä
Hallittu suunnittelu mahdollisti onnistuneen kokonaisuuden
Uusi toimisto on vastannut sille asetettuihin tavoitteisiin – tilankäyttö on tehostunut, arki sujuvoitunut ja yhteisöllisyys vahvistunut. Myös projektin toteutus eteni nopeasti ja hallitusti. Suunnittelu tehtiin huolellisesti, ja tilaratkaisut määriteltiin tarkasti jo alkuvaiheessa. Spondan kanssa yhteistyö oli alusta alkaen sujuvaa ja määrätietoista: toiveet huomioitiin ja suunnitelmat käytiin läpi perusteellisesti.
Vastuullisuus oli keskeinen osa toteutusta: noin 90 % Solitan vanhoista kalusteista hyödynnettiin uudelleen, ja materiaaleja kierrätettiin aktiivisesti. Puulasto kiittelee suunnittelutoimisto FYRAa, jonka kanssa toimiston sisustus toteutettiin yhteistyössä alusta loppuun.
“Kokonaisuus valmistui noin kahdeksassa kuukaudessa, vaikka lähtötilanne oli raaka betonipinta. Aikataulussa pysyminen oli merkittävä onnistuminen laajassa hankkeessa. Meille on myös olennaista toimia omien vastuullisuustavoitteiden ja sertifikaattien mukaisesti, ja toimitilakiinteistön tulee tukea näistä tavoitteita. Spondan kanssa arvomme kohtasivat hyvin, ja kierrätys sekä muut vastuulliset käytännöt on huomioitu tiloissa ja rakennuksessa kattavasti.”
Asiakaskokemus on Puulaston mukaan parantunut selvästi uuden sijainnin ja toimivien tilojen myötä, ja vierailijoita käy nyt toimistolla aiempaa enemmän. Sekin kertoo paljon toimiston houkuttelevuudesta.