Toimiston käyttöasteen kasvu kertoo onnistuneesta muutosta – työarkea tukevat tilat vetävät väkeä Vincitin toimistolle
Kun astuu sisään Vincitin toimitiloihin Tampereen keskustassa, siirtyy samalla luovaan ja inspiroivaan ympäristöön. Ison loungen kiiltävät metallipylväät, hopeiset pallovalaisimet, vanha asuntovaunu sekä seinämaalaukset eivät välttämättä kuulu kaikkien toimistojen vakiokalustoon. Tähän toimistoon ne kaikki istuvat kuin valettu. Yhteisöllinen lounge onkin yksi Vincitin toimiston inspiroivimmista kohtaamispaikoista.
Vincit on yksi Suomen johtavista digitaalisten palveluiden tuottajista. Marraskuussa 2024 yritys yhdisti kaksi Tampereen toimistoaan saman katon alle kauppakeskus Ratinan yhteyteen. MOW Supernovalta vapautuneissa, 2 100 neliön toimistotiloissa työskentelee Tampereen Vincit-yhteisön noin 150 työntekijää. Etsiessään uusia tiloja Vincit korosti valinnassaan keskeistä sijaintia ja lähipalveluita. Uusi toimitila Ratinassa vastaa tähän tarpeeseen erinomaisesti.
Yhteisöllisyyden tukeminen on keskeinen tekijä työympäristöstrategiassamme
“Arjen tarpeita ja yhdessäoloa tukeva toimisto on meille ylivoimaisesti tärkein areena poikkeuksellisen työntekijäkokemuksen rakentamiseen. Lisäksi Ratinassa käden ulottuvilla olevat kauppakeskuksen monipuoliset palvelut lisäävät toimiston houkuttavuutta”, kertoo Vincitin Workplace Development Lead Krista Forsström.
Yhteisöllisyyttä tukemassa
Vincitin toimitilat ja tilojen toiminnallisuudet on suunniteltu yhdessä Tampereella työskentelevien työntekijöiden kanssa. Erilaiset kyselyt, työpajat ja työryhmät mahdollistivat Forsströmin mukaan kaikkien halukkaiden osallistumisen uusien tilojen suunnitteluun.
“Yhteisöllisyyden tukeminen on keskeinen tekijä työympäristöstrategiassamme. Huomioimme tilasuunnittelussa niin asiakas- kuin työntekijäflown näkökulmat aina toimistolle saapumisesta työpäivän päättymiseen. Kohtaamispaikat on rakennettu toimiston keskeisiin sijainteihin siten, että toimistolla on kohtaamisia myös hiljaisempina toimistotunteina.”
Uutta toimitilaa muokattiin Spondan toimesta kevyesti vastaamaan Vincitin tarpeita, uutta brändi-ilmettä ja työympäristökonseptia. Vincit lunasti osan tilassa aiemmin toimineen Supernovan irtokalusteista ja muusta irtaimistosta käyttääkseen niitä oman toimistonsa sisustuksessa. Hankkeen ympäristövaikutukset olivat tältä osin pienet.
“Pääsimme rakentamaan vastuullisuusteema huomioon ottaen meidän näköiset, yksilöiden ja tiimien hyvinvointia sekä asiakaskohtaamisia tukevat tilat vahvasti paikallisyhteisöä osallistaen. Tampere on keskeinen lokaatio myös paikkakuntarajat ylittävien tiimien kokoontumispaikkana”, sanoo Forsström.
Tavoitteena työarjen kohtaamispaikka
Vincitin tavoitteena oli rakentaa tilat, jotka toimivat kaikkien työntekijöiden työarjen kohtaamispaikkana, sitovat ihmisiä osaksi yhteisöä ja törmäyttävät ennalta vähemmän toisiaan tuntevia työntekijöitä.
Erilaiset yhteistyötä tukevat kokoontumis-, workshop- ja neuvottelutilat varusteltiin laadukkaalla hybridikokoustekniikalla, jotta myös muualta käsin osallistuvat saavat hyvän osallistujakokemuksen. Mukaan ottavan ilmapiirin syntymistä tuetaan sisustuksellisesti, äänimaailmaltaan ja tunnelmaltaan luokseen kutsuvien kohtaamistilojen avulla. Toimisto on Vincitin työntekijöiden käytössä myös työajan ulkopuolella.
Kollegat ovat nyt saman katon alla ja kohtaamisten lukumäärä on kasvanut
“Toimistollamme on tilat muun muassa yhteisille taukoliikuntahetkille, pöytäcurlingille, kokkaamiselle sekä Playstationin pelaamiselle. Järjestämme yhteisten teema-aamupalojen, pitsa-Oooni -lounaiden ja kahvihetkien lisäksi myös monenlaista vapaa-ajan toimintaa, muun muassa Tampereen yhteisön jäsenistä koostuvan FunSquadin ja Vincitin omien harrasteklubien toimesta. Toimistoillamme kokoonnutaan myös erilaisiin meet-up- ja muihin verkostotapahtumiin. Tämän lisäksi tiloissamme saa järjestää esimerkiksi lasten syntymäpäiväjuhlia ja muita perhejuhlia toimistoaikojen ulkopuolella”, Forsström sanoo.
Hyvin suunniteltu toimisto tuo ihmiset yhteen
Vincitin toimistokävijöiden määrä on käyttöastedatan perusteella kasvanut muuton myötä ja moni aiemmin etänä töitä tehnyt käy nyt säännöllisesti toimistolla. Arjen tarpeita tukevat tilat ja jatkuvasti kehittyvät hybridiarjen työtavat lisäävät ihmisten halukkuutta tulla toimistoille tapaamaan toisiaan ja asiakkaita.
“Toimistojen yhdistäminen oli erittäin hyvä ratkaisu yhteisön näkökulmasta. Pidempään keskustassa tai Hervannassa töitä tehneet kollegat ovat nyt saman katon alla ja kohtaamisten lukumäärä on väistämättä kasvanut. Tämä on hybridiarjen näkökulmasta positiivinen asia. Tampere on etäisyyksiltään pieni kaupunki ja työmatkat pysyvät joka tapauksessa kohtuullisina”, sanoo Forsström.
Uudet toimitilat ovat hänen mukaansa saaneet erinomaista palautetta niin työntekijöiltä, asiakkailta kuin muilta vierailijoiltakin. Tiloja pidetään paitsi viihtyisinä, myös toiminnallisuuksiltaan järkevinä ja sijaintia yhtenä Tampereen parhaista.
“Henkilöstölle mieluisia ja käyttöasteeltaan suosituimpia tiloja ovat etenkin yhden hengen palaverihuoneet, joissa on sähköpöytä ja tuoli tai kävelymatto sekä hyvä äänieristys. Lisäksi meillä on runsas määrä ad hoc -periaatteella toimivia eri kokoisia Frameryn puhelinkoppeja, joista suurin osa on työpistealueiden läheisyydessä. Yläkerran keittiön ympärille rakennetut taukoaktiviteetit, mm. pöytäcurling, palapelipöytä ja Playstation-huone ovat päivittäin kovassa käytössä. Monet ovat hyödyntäneet alakerran tapahtumatilaa ja sen saarekekeittiötä myös oman harrasteryhmänsä kokoontumiseen, yhdistyksen kokoukseen tai kuorotreeneihin.
Toimitilojen suunnittelu- ja rakentamisvaiheen aikana Vincitin ja Spondan yhteistyö oli tiivistä. Mitkä tunnelmat ovat nyt, kun muutosta on kulunut hieman aikaa?
”Miellyttävien yhteyshenkilöidemme palveluasenne on erinomainen. Tarpeitamme on kuunneltu ja aidosti tuntuu siltä, että asiaan kuin asiaan halutaan löytää yhdessä paras ratkaisu. Jo suunnitteluvaiheessa tiimiin oli koottu eri alojen ammattilaisia, joiden kanssa työskentely oli hyvin ketterää”, Forsström kiittää.
